در این جا به مراحل فرآیند الگوبرداری و توضیح پیرامون مرحله طرحریزی می پردازیم :
- مرحله اول (مرحله طرح ریزی ) : مطالعه و شناخت فرآیندهای سازمان خود
- مرحله دوم ( مرحله جستجو ) : یافتن طرفین و شرکاء الگو برداری
- مرحله سوم ( مرحله مشاهده ) : مطالعه فرآیندهای شریک الگوبرداری
- مرحله چهارم ( مرحله تجزیه و تحلیل ) : بررسی و تحلیل تفا وتهای مابین فرآیند های سازمان خود و فرآیند شریک الگوبرداری
- مرحله پنجم ( مرحله تطبیق ) : اجرای بهبود ها بر اساس آنچه از شریک الگوبرداری آموخته ایم .
سازمان به دلایل ذیل از ابزار الگوبرداری استفاده می تواند :
- الگوبرداری به سازمان کمک می نماید ، دیدگاه انتقاد آمیزی را نسبت به فرآیندهای خویش داشته و آنرا توسعه دهد .
- الگوبرداری ، یک فرآیند فعال یادگیری وآموختن را در شرکت ارتقاء بخشیده و سازمان را به تغییر در جهت بهبود تحریک می کند و موجب تعامل میان سازمانهای یادگیرنده و یاد دهنده می گردد .
- در خلال فرآیند الگو برداری سازمان می تواند منابعی برای بهبود پیدا کند و همچنین می تواند روشهای تازه ای برای انجام کارها ، خارج از سازمان وتشکیلات خود بیابد .
- در خلال الگوبرداری ، نقاط مرجعی برای اندازه گیری عملکرد فرآیندهای سازمان ایجاد می گردد .
بر طبق مطالعات انجام گرفته ،۵۰ درصد زمان الگوبرداری در مرحله طرح ریزی صرف می گردد . این نکته حایز اهمیتی برای سازمانهایی که در مسیر الگو برداری گام نهاده اند ، محسوب میگردد که ابتدا می بایست شناخت دقیقی از فرآیندهای خویش داشته باشند و سپس به سمت شریک الگوبرداری بروند .
فعالیتهایی که در این مرحله باید انجام شوند عبارتند از :
• گام اول : انتخاب فرآیندی که بر اساس استراتژی شرکت باید الگوبرداری شود .
• گام دوم : تشکیل تیم الگوبرداری
• گام سوم : درک و مستند کردن فرآیندی که الگوبرداری می شود .
• گام چهارم : ایجاد معیارهای اندازه گیری عملکرد فرآیند .
گام اول ( انتخاب فرایندی که باید الگوبرداری شود ) :
بدین منظور می توان از زیر بند ۸-۴ استاندارد ISO 9001 جهت انجام تحلیل داده ها در سازمان استفاده نمود . مواردی که در این زیر بند استاندارد مورد نظر می باشد عبارتــــــست از تعیین ، جمع آوری و تحلیل داده های لازم که نمایان می سازد در چه حوزه هایی بهبود مداوم اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت صورت می پذیرد .
گام دوم ( تشکیل تیم الگوبرداری ) :
پس از مشخص شدن فرآیندی که باید الگــــوبرداری شود باید تیم های لازم برای انجام این کار تشکیل شود . این تیم ها اغلب از نوع تیم های بهـبود فرآیند تشکیل می گردد . تیم های بهبود فرآیند ، معمولا به طور پیوسته سیستم ها و فرآیندهای سازمانی را مورد بررسی قرار داده و با طــــراحی مجدد ، بهبود بخشیدن ، ساده ، موثر و کارا نمودن فرایندها و نهایتا رسیدن به بهره وری با استفاده از فرایندهای بهبود یافته ، فعالیت می نمایند .
اعضاء تیم الگوبرداری متشکلند از مـــتولی فرایند ، اپراتور فرایند ( کسانی که فرایند را اجرا مینمایند ) ، نماینده مدیریت جهت ضمانـــــت اجرایی تصمیمات و تامین منابع لازم جهت ایجاد بهبود ، نیز تامین کنندگان و مشتریان هم می تواند عضو تیم الگوبرداری باشند .
لازم بذکر مباحث مرتبط با بهبود در بند ۸-۵ استاندارد و نماینده مدیریت ، نیز وظایف مربوط به آن در بند ۵ استاندارد ، یعنی مسئولیت مدیریت آمده است ، لذا سازمانهایی سیستم مدیریت کیفیت بر مبنا، ISO 9001 را استقرار داده اند بهتر می تواند فرآیند الگوبرداری را اجرا نمایند .
گام سوم ( درک ومستند کردن فرایندی که باید الگوبرداری می شود ) :
اینـجا نیز طبق زیر بند ۴-۱ استاندارد ، که الزامات عمومی سیستم مدیریت کیفیت را بیان می دارد ، اشاره دارد که فرایندها و توالــــــی و تعامل بین آنها باید شناسایی شوند ، لذا در سازمانهایی که سیستم مدیریت کیفیت در انها استقرار یافته فرآیندها مســــتند گردیده و تعاملات و توالی آنها نیز معین گردیده است بنابراین چنین سازمانهایی در انجام فرآیند الگوبرداری به دلیل وجود فرایند های مستند شــده راحتر و سریعتر عمل می نماید ، این بدان معنا نیست که در سازمانهایی سیستم مدیریت کیفیت استقـرار نیافته است نتوان فرآیند الگو برداری را انجام داد ، در این سازمانهای نیز می توان ورودی ها و خروجی های مرتبـط با فعالیت مورد الگوبرداری شناسایی نمود و منایع و موارد کنترل ان فعـالیت نیز شناسایی کرد و توالی و تعاملات آن فعالیت را با فعالیتهای دیگر سازمان مشخص نمود ، تمامی این موارد ، اگر مســـتند گردند به درک و مستند ساختن فرآیندی که الگو برداری میشود کمک می نماید .
گام چهارم ( ایجاد معیارهایی اندازه گیری عملکرد فرآیند ) :
در این مرحله سازمان می بایســـــت به منظور بررسی و اطلاع از وضعیت عملکرد فرآینـــدها در پارامتر هایی نظیر کیفیت ، هزینه ، زمان اقدام مقتضی نموده و در بازده هــــای زمانی مناسب نسبت به اندازه گیـــری و سنجــــش انها اقدام نمــاید . طبق زیر ۸-۲-۳ استاندارد ISO 9001 سازمان می بایست روشی را برای پایش و سنجش معیار های اندازه گیری عملکرد فرایند ها تعیین و ثبت نماید . لذا در این سازمانها انجام فرآیندهای الگوبرداری موفقتر و باسرعت بیشتری صورت می پذیرد.
نتیجه گیری :
همانـــطوری که اشاره گردید ، گام طرحریزی حدودا نیمی از زمان مورد نیاز فرآیند الگوبرداری را به خود اختصاص می دهد . در سازمانهایی که استاندارد ISO 9001:2000 استقــرار داده انـد ، انجام فرآیند الگوبرداری باسرعت و دقت بیشتری صورت می پذیرد ، در نتیجه این سازمانها در انجــام فرآیند الگوبرداری نسبت به سازمانهایی که از این استاندارد استفاده نکرده اند، موفقتر و بهتر عمل می کنند .
توصیه ما به سازمانها و موسساتی که امکان استقرار سیستم مدیریت کیفیت بر مبــــناء استاندارد ISO 9001 ندارد اینست که با مطابقـــــت نمودن گام های اجــرایی در مرحله طرحریزی از فرآیند الگوبرداری و الزامات مورد نظر بندها و زیر بندهای استاندارد سیستم مدیریت کیفیـت ، در راستای اجرای اثربخش و سریعتر الگوبرداری برای بهبود در سازمان خویش گام بردارند .