بيشتر مديران به اهميت مديريت عملکرد، در بهبود عملکرد کارکنان و همسويي عملکرد آنان با هدفهاي شرکت و افزايش اثربخشي نظام مديريت منابع‌انساني، (شامل: جبران خدمت، توسعه و جانشين‌پروري) پي برده‌اند.
با اين وجود تحقق نظام مديريت عملکرد در سازمانها، هنوز يکي از چالشهاي دايمي مديريت سازمانها محسوب مي‌شود.
در راستاي کمک به حل اين چالش موسسه مشاوره‌اي سيبسون وموسسه world work at در سال 2007 ميلادي مطالعه اي در باره مديريت عملکرد را تهيه و منتشر کرده است. بيش از نيمي از پاسخ‌دهندگان - که به طورعمده از ميان مديران ارشد با تخصص مديريت منابع‌انساني بوده‌اند – پياده‌سازي نظام مديريت عملکرد در سازمان خود را اثربخش توصيف کردند. انتشار اين نتايج، براي آن دسته از افرادي که به شکل مستمر با مشکلات سيستم مديريت عملکرد در سازمان خود روبه‌رو بودند، گيج‌کننده بود، اما تحليل انجام‌شده بر روي نتايج، به درک ابعادي از چگونگي ايجاد و نگه‌داري اثر بخش نظام مديريت عملکرد کمک کرد. علاوه بر اين، با مطالعاتي که سيبسون در يک دوره زماني سه ساله (2003 تا 2005) بر روي بازگشت سرمايه سهامداران شرکتهايي که در اين مطالعه مشارکت کرده‌اند انجام داده، دريافت که آن دسته از شرکتهايي که بر روي نظام مديريت عملکرد بهتر کارکرده اند، نسبت به ساير شرکتهايي که روي اين نظام کمتر کارکرده‌اند، عملکرد بهتري دارند.
به‌گونه مشخص، 64 درصد شرکتهايي که از عملکرد بالايي برخوردارند، از سيستم مديريت عملکرد بهره مي‌برند که در مقايسه با 38 درصدي که عملکرد پاييني دارند، بيان کننده مؤثر بودن سيستم مديريت عملکرد است.
مطالعه مديريت عملکرد و نتايج کسب شده از آزمايش سيبسون، اين‌گونه است که: پياده‌سازي موفق و اثربخش مديريت عملکرد از راه تمرکز متوازن بر سه گونه: حمايت رهبران، طراحي برنامه و اجرا توسط مديران (نمودار شماره 1) امکان‌پذير خواهد بود.
در هر گونه، گامهايي وجود دارند که مي‌توانند به طور مشخص به بهبود اثربخشي نظام مديريت عملکرد منجر شوند.
1. حمايت رهبري
مديريت عملکرد، در صورتي که در سايه حمايت رهبري سازمان به اجرا درآيد، مي‌تواند در تحقق نتايج سازماني مفيد واقع شود.
حتي يک سيستم معمولي، اگر با حمايت مديريت اجرا شود، مي‌تواند به‌خوبي عمل کند.
اغلب سازمانهايي که داراي سيستم مديريت عملکرد اثر بخش هستند، در برابر سازمانهايي که اثربخشي سيستم مديريت عملکرد در آنها پايين‌تر ارزيابي شده است، اين‌گونه نظر داده اند که: به خوبي از حمايت مديريت ارشد و يک مدافع بهره‌مندشده‌‌اند.
1-1. عملکرد رهبران در شرکتهايي با عملکرد بالا:
_ انتظارات خود را از نظام مديريت عملکرد مشخص کرده، بين عملکرد خوب وبد، تفاوت قائل مي شوند.
_ مميزي‌هاي لازم را براي اطمينان‌يابي از اينکه نظام مديريت عملکرد به عملکرد کلي شرکت گره خورده است، انجام مي‌دهند.
_ به‌عنوان يک الگو براي مديريت عملکرد اثر بخش، عمل مي‌کنند.
_ مديريت عملکرد را به هدفهاي کسب و کار و تصميم گيري درباره افراد مرتبط مي‌سازند.
کاراترين سازمانها آنهايي هستند که مدافعاني (CHAMPION) در سطح رهبري صف دارند . هنگامي که رهبران صف از سيستم پشتيباني مي کنند، درصد بسيار بالايي از مديران، ارزيابي خود را در زمان مقرر انجام داده و بازخوردهاي عملکردي را ارايه مي‌دهند و اين خود سيستمي را ايجاد مي‌کند که براي کارکنان ارزش بيشتري دارد.
علاوه بر آن، ارتباط ميان مديريت عملکرد و دستيابي به هدفهاي استراتژيک به‌روشني قابل تشخيص است.
مدافعاني که در سطح رهبري صف هستند، به‌طور مشخص همسويي ميان هدفها را در تمام سطوح سازماني به‌شکل جامع‌تري نسبت به مديران ستادي ايجاد مي‌کنند (نمودار شماره 1).
و علاوه بر اين، اغلب پاسخ‌دهندگان وجود اين رهبران پشتيبان را در ايجاد اعتماد به فرايند در ميان کارکنان بسيار موثر دانسته‌اند.
برخي از رهبران اين مطلب را درک کرده، به طورموثرمدافع مديريت عملکرد هستند و برخي ديگر نياز به کمک دارند. سازمانها مي توانند با طي کردن اين مراحل، به رهبران خود در اين زمينه آموزش دهند.
_ روشن ساختن اين مطلب که چگونه مديريت عملکرد در فرآيندهاي کلان مديريت کسب و کار و به ويژه تعيين هدفهاي بودجه‌بندي و پاسخگويي در برابر آنها جاي مي گيرد.
_ کمک به مديران در تعيين انتظارات از مديريت عملکرد، همسوسازي هدفها، تفاوت قائل‌شدن بين عملکرد خوب وبد و انجام حمايتهاي لازم براي توسعه کارکنان.
_ کمک به رهبران براي مديريت کردن عملکردگزارشهاي مستقيم خود، با اين روش، ساير مديران در سازمان نيز اين کار را انجام خواهند داد.
2. طراحي برنامه
اگرچه بسياري از شرکتها بيش از اينکه بر روي رهبري و اجراي مديريت عملکرد زمان بگذارند، سعي در طراحي رويکرد سيستم مديريت عملکرد خود دارند، اما ابعادي در اين طراحي وجود دارد که از اهميت بسياري برخوردار است.
سازمانهايي که داراي سيستم مديريت عملکرد اثر بخشي هستند اين‌گونه اظهار داشته‌اند که: سيستم مديريت عملکرد آنان ارتباط روشني با نظام‌هاي جبران خدمت و پاداش دارد و ايجاد اين ارتباط باعث جدي گرفتن سيستم توسط کارکنان شده است.
پاسخ‌دهندگان از شرکتهايي با مديريت عملکرد اثربخش، نسبت به ساير شرکتها به وجود ارتباط قوي‌تري ميان هدفهاي عملکردي واحدها و سازمان اشاره کرده‌اند.
براي اينکه سيستم اثربخش باشد، لازم است که ساده و قابل دستيابي طراحي شود. علاوه بر اين کارکنان نياز دارند که مديريت عملکرد را به‌عنوان يک فرآيند که به‌شکل دوره هاي سالانه اجرا مي‌شود بشناسند.
اگر چه به نظر نمي‌رسد که برخي استانداردهاي ثابت برنامه‌هاي مديريت عملکرد، مانند: تغيير تعداد رتبه‌ها، يا اصلاح فرم‌هاي ارزيابي، تغيير مهمي ايجاد کنند، گامهاي زير در اين راستا اثربخش هستند:
_ تعيين هدفهاي کمي (عيني) با مسئوليت‌هاي تعريف‌شده، شايستگي‌هاي رفتاري مشخص، سنجه‌هاي قابل کمي شدن، به منظورتمرکز پرسنل بر روي آنچه بايد.
_ ايجاد ابزارهاي مناسب که به‌سادگي قابل دستيابي و استفاده باشند.
_ به‌کار بردن يک مقياس رتبه‌بندي و دسته‌بندي به کمک آن.
نتيجه گيري: تمرکز بر روي عوامل ايجاد کننده تمايز
به‌طور خلاصه، يک سازمان، نياز به اطمينان از طراحي بي‌عيب و نقص سيستم مديريت عملکرد خود دارد. بنابراين لازم است که برنامه اجرا را با دقت انجام داده، هدفهاي فردي و سازماني را همراستا کرده، رتبه بندي را نيز مميزي کند.
سازمانها بايد رهبران خود را به‌عنوان حاميان اين فرايند، به مشارکت طلبيده و آنها را در ايجاد فرهنگ باز در راستاي دادن بازخورد وارزيابي هاي توام با فکر وملاحظه تشويق کنند.
و درنهايت اينکه، سازمانها بايد اطمينان حاصل کنند که مديران از شهامت وآموزشهاي لازم براي به اجرا در آوردن مديريت عملکرد برخوردارند.
مديريت عملکرد، بايد به‌عنــوان روش اصلي ســـازمانها براي مديـريت عملکرد افراد شناخته شـــود، نه فقط به‌عنوان ابزاري که نيروي انساني به آن نياز دارد