مدیریت موفقیت آمیز زمان به معنی انجام چیزی است كه برای شما بسیار اهمیت دارد وقتی آنچه را در واقع می خواهید انجام نمی دهید، چه بسا احساس سردرگمی، عدول و ناكامی كنید. افراد بسیاری می كوشند از فنون مدیریت زمان، كه برای دیگران مفید و موثر است، بهره گیرند . ولی به سبب عدم توفیق در اجرای آن مایوس می شوند.
غالبا این یأس به این دلیل رخ می دهد كه آن ها مهم ترین اهداف و فنونی را كه برای دستیابی به آن هدف وجود دارد، نمی شناسند. مدیریت موثر زمان بر مبنای اولویت بخشی مناسب، باید فنونی را شامل شود.
خطاهای شناختی درباره مدیریت زمان
پیش از آن كه به فنون خاص مدیریت زمان بپردازیم اجازه دهید، برخی خطاهای شناختی شایع را كه به مدیریت زمان ناكارآمد می انجامد و به ویژه تلاش های شما را در تعیین و تبعیت از اولویت ها ناكام می گذراند، بشناسیم:
وقتی آنچه را در واقع می خواهید انجام نمی دهید، چه بسا احساس سردرگمی، عدول و ناكامی كنید.
خطای شناختی: زندگی من كاملا به وسیله رویدادهای خارجی كنترل می شود.
واقعیت: شما بر خیلی از وجوه زندگی خود كنترل دارید ولی این شما و تنها شما هستید كه مسئول اعمال كنترل می باشید. پیش از آن كه دست به انتخابی بزنید ببینید برچه چیزی كنترل دارید و بر چه چیز كنترل ندارید. آینده را پیش بینی كنید و درخواست های بیرونی را كه باید با آن ها رو به رو شوید، وضوح بخشید. با این كارها، تعیین آن چه باید انجام گیرد و این كه چه وقت انجام شود صرف نظر از نوع درخواست، آسان تر است.
خطای شناختی: من باید انتظارات همه را برآورده سازم.
واقعیت: نیاز و درخواست های دیگران ممكن است برای شما و شیوه زندگی شما نامناسب باشند و چه بسا وقت زیادی از شما را تلف كنند، بسیار سئوال برانگیز باشند یا اساسا دست نیافتنی باشند. چنین خواسته هایی ممكن است با اولویت هایی كه شما برای خود قائلید، هماهنگ و هم جهت نباشند. اگر سعی كنید انتظارات دیگران را برآورده سازید، آن گاه ممكن است از نیازهای خودتان باز بمانید. ابتدا نیازهای خود را روشن سازید، آن گاه ببنید دیگران از شما چه انتظاری دارند.
راهبردهای موثر در مدیریت زمان
گر چه مهم است که شما با سبك خودتان به مدیریت زمان و كار دست یابید، فنون زیر می تواند در این زمینه به شما كمك كند.
نخست به اموری كه باعث افزایش توفیق شما می شود، توجه كنید.
مفیدترین آهنگ زیست شناختی خود را انتخاب كنید. منظور این است که اوقاتی از روز را كه سطح انرژی شما در بالاترین حد است شناسایی كنید و مهم ترین كارهای خود را در آن اوقات انجام دهید. برای مثال، اگر شما صبح ها بهتر كار می كنید برنامه مطالعه خود را فقط به بعد از ظهر موكول نكنید.
دوم، چیزهایی كه مایلید انجام دهید اولویت بندی كنید.
گام اول: نظری كلی به هر چیزی كه می خواهید انجام دهید، بیاندازید.
با تعیین چارچوب زمانی كه دوست دارید كار در آن صورت گیرد، شروع كنید (یك نیمسال تحصیلی، یك ماه، یك هفته، یك روز)، برای مثال برای هفته ای كه در پیش دارید پنج هدف در نظر بگیرید : مطالعه برای امتحان روز شنبه، وقت بیشتری را به دوستی دادن كه مورد بی توجهی شما قرار گرفته ، سه بار ورزش كردن هر بار به مدت نیم یا یك ساعت، خریدن لباس در روز چهارشنبه و تماشای یك سریال تلویزیونی. توجه كنید كه اهداف فقط تكالیف درسی وتحصیلی را شامل نمی شوند؛ بلكه فعالیت های شخصی و اجتماعی را هم در بر می گیرند.
افراد بسیاری می كوشند از فنون مدیریت زمان، كه برای دیگران مفید و موثر است، بهره گیرند . ولی به سبب عدم توفیق در اجرای آن مایوس می شوند.
گام دوم: اهداف را بر حسب اولویت ها سازمان دهی كنید.
روان شناسان استفاده از اندیشیدن در باب اولویت ها را بر حسب دو بعد اضطرار و اهمیت پیشنهاد می كنند. ابتدا مشخص كنید اهداف چقدر اضطراری هستند و آن ها را بر پایه دو قطب اضطراری و غیراضطراری تقسیم كنید. با توجه به مثال فوق می توان گفت كه مطالعه برای امتحان در قیاس تخصیص وقت به دوست یا ورزش كردن، اضطراری تر می باشند، چون آن ها موعد مقرری دارند كه ممكن است سر برسد.
سپس موضوعات اضطراری را بر حسب قطب بندی مهم و غیر مهم تقسیم بندی كنید. همچنین موضوعات غیر اضطراری را بر حسب مهم و غیر مهم تقسیم كنید.
یك توصیه اضافی مربوط به گام دوم: ممكن است این احساس را داشته باشید كه تمایز بین اهداف اضطراری از غیر اضطراری دشوار تر از تمایز مهم از غیر مهم است. اگر چنین احساسی داشتید می توانید "یك گام میانی" بردارید. بدین منظور می توانید اهداف را در سه طبقه "الف"، "ب"، "ج" جای دهید.
طبقه "الف" را برای مواردی در نظر بگیرید كه برای شما از اهمیت زیادی برخوردارند. طبقه "ب" را به اهدافی با درجه متوسط اهمیت اختصاص دهید و طبقه "ج" را برای اهدافی در نظر بگیرید كه اهمیت كمتری دارند.
گام سوم: برنامه ای برای انجام اهداف اولویت بندی شده خود بریزید
یك جدول زمانی بلند مدت تدوین كنید: اهداف و موعدهای مقرر تحصیلی و غیر تحصیلی را شناسایی كنید برای مثال: تاریخ امتحانات، تاریخ ارائه مقالات و غیره و زمانی مشخص برای اهداف تعیین كنید. سپس گام هایی را كه برای رسیدن به این اهداف لازم است، مشخص كنید. اهداف بزرگتر را به یك سری واحدهای كوچكتر تقسیم كنید. آن گاه یك جدول زمانی منطقی برای انجام هدف های خود تنظیم كنید.
هر روز وظایف شخصی را یادآوری كنید: فعالیت های معینی هستند كه اگر از آن ها غفلت شود تعادل زندگی را بر هم می زنند و به انجام وظایف دارای اولویت بالا لطمه وارد می كنند از جمله این فعالیت ها عبارتند از خوابیدن، خوردن، رابطه برقرار كردن، ورزش كردن، شست و شو و غیره(بنابراین حتما آن ها را در برنامه ریزی خود بگنجانید).
هر روز هفته را به گونه ای برنامه ریزی كنید كه جدول زمانی پایان یابد: هر هفته و همچنین هر روز هفته را یك زیر مقوله قابل برنامه ریزی در نظر بگیرید. هر روز و هرهفته، جدول زمانی خود را مرور كنید. موارد غیر منتظره جدید را در آن وارد كنید و برنامه های خود را بر طبق آن سازمان دهید. برای مثال، رفع اشكال كامپیوتر را در زمان اضافی برنامه در نظر بگیرید و یا برنامه پیشین را اصلاح كنید. همواره در برنامه ریزی، اهداف دارای اولویت بالا را مد نظر داشته باشید.
گام چهارم: از برنامه ریزی پروپیمان پرهیز كنید.
به نظر می رسد، این توصیه با دستورالعملهای قبلی ناسازگار است، ولی مقصود این است كه از سازماندهی سنگین و بیش از حد پرهیز كنید. از یك نقطه خاص فراتر رفتن و انباشتن فنون ممكن است به جای حل مسایل قبلی، مشكلات زمانی اضافی ایجاد كند.