آيا حس فشار و بي‌نظمي داريد؟ آن‌هايي كه در زندگي موفق هستند ياد گرفته‌اند كه در زمينه‌ها و حوزه‌هاي مختلف از ابزارهاي مديريت كارآمد زمان استفاده كنند. به همين خاطر قادر هستند كارهاي زيادي را در حداقل زمان و با كمترين ميزان فشار و استرس انجام دهند. در اين مقاله، چند پيشنهاد براي كمك به مديريت و كنترل بهتر زمانتان ارايه مي‌شود.
اولين چيزي كه بايد از شر آن راحت شويد آشفتگي است تا سازمان و ساختاري مناسب پيدا كنيد. اين كار معمولا براي اكثر مردم، دشوارترين مرحله است. اگر از آن دسته افرادي هستيد كه پرونده‌هاي كاريشان روي ميزشان انباشته شده و دفترشان مملو از كاغذ يادداشت و كتاب‌هاي متعدد و فراوان است، سريعا از همين‌جا شروع كنيد. همه آن چيزهايي را كه روي ميزتان است و هيچ‌وقت از آن‌ها استفاده نمي‌كنيد، برداريد و در كشو بگذاريد. پس از آن‌كه همه جا را خلوت و تميز كرديد، مي‌توانيم به مرحله بعدي برويم. كار بعدي كه بايد در راستاي موفقيت‌تان صورت گيرد، يادگيري اولويت‌بندي است. شما بايد ياد بگيريد كه بين كاري كه بايد انجام شود و كاري كه نبايد انجام شود تمايز و اختلاف قايل شويد. در آغاز هر روز زمان را به آماده كردن ليست كارهايي كه بايد انجام شوند و سپس اولويت‌بندي آن‌ها با توجه به اهميت‌شان اختصاص دهيد. يك روش گروه‌بندي كارهايي است كه همان روز بايد انجام شوند.
اول كارهايي را كه بايد انجام شوند و سرانجام اموري را كه مي‌توان انجامشان را به تاخير انداخت. ليستشان را هميشه همراه خود داشته باشيد تا بتوانيد منبعي از كارهايتان را در حين تماس‌هاي تلفني، انتظار در صف يا ترافيك يا صبر كردن براي بردن بچه‌هايتان به مدرسه انجام دهيد. به ياد داشته باشيد كه استفاده از يك تقويم كاري منظم و روزمره مديريت زمانتان را راحت‌تر خواهد كرد.
سعي كنيد كارهايتان را زودتر از موعد مقرر انجام دهيد و اجازه ندهيد كه از برنامه عقب بيفتيد، در اين صورت ديگر هيچ استرسي نخواهيد داشت. فقط سعي كنيد كه شب‌ها به جاي لم دادن جلوي تلويزيون، ساعاتي چند را صرف هماهنگ كردن كارها و برنامه‌هايتان كنيد. زماني كه اين مراحل را پشت سر گذاشتيد از اين‌كه چقدر از شر فشار و استرس راحت شده‌ايد و در زمانتان هم صرفه‌جويي كرده‌ايد متحير و شگفت‌زده خواهيد شد. قرارهاي ملاقات، كارها، طرح‌ها و اهدافشان را خيلي منطقي برنامه‌ريزي كنيد تا در زمانتان صرفه‌جويي كرده و آن را از دست ندهيد.
كنترل و مديريت زمان
محاسبه زمان با فاكتورهايي چون خانواده و كار است. به علاوه شما بايد مشكلات احتمالي را هم مد نظر داشته باشيد. اين فرآيند با محاسبه مشكلات ريز و درشت، شكل‌گيري معادله مديريت زمان را به دنبال خواهد داشت. كمي صبر كنيد، هنوز كارتان تمام نشده. واقعيت اين‌جاست كه مديريت زمان هيچ پاياني ندارد. چون ما بايد در اين معادله، فاكتورها و عوامل مشخصي را مدنظر قرار دهيم. با محاسبه مديريت زمان، جزيياتي را همچون تفريح، استراحت و هر آن‌چه را كه در ارتباط با خودتان هست، وارد معادله كنيد.
برنامه بعدي، باز گرداندن زمان از دست رفته است. مثلا از خود بپرسيد كه چرا صبح‌ها لباس پوشيدن من اين‌قدر طول مي‌كشد؟ حتما زمان زيادي را هم صرف مي‌كنيد تا دنبال لباس‌هايتان بگرديد. راه‌حلش ساده است. هر شب زماني را صرف انتخاب لباس براي روز بعد كنيد، در نتيجه صبح كه از خواب بيدار شديد فقط لباستان را مي‌پوشيد.
حال مثلا اگر 45 دقيقه صرف پوشيدن لباس مي‌شد با اين روش حداقل 30 دقيقه از اين زمان را صرفه‌جويي كرده‌ايد و آن را به كارهايي اختصاص داده‌ايد كه براي انجامشان وقت كم مي‌آورديد.
يادتان باشد تا زماني كه هيچ هدفي در سر نداشته باشيد راهي هم براي كنترل مديريت زمانتان وجود نخواهد داشت.