وقتی سخن از سازمان به میان می آید اولین چیزی که به ذهن افراد درگیر در مسائل مدیریت سازمان می رسد ساختار سازمانی آن است؛ نمودار سازمانی، میزان تمرکز، نوع ارتباطات، نحوه کنترل، و نظیر آن. از سوی دیگر نظریه پردازان مدیریت در یک قدم جلوتر، ساختار و استراتژی سازمان را متأثر از یکدیگر می دانند و ابعاد دیگر سازمان را در نظر نمی گیرند. واترمن، پیترز، و فیلیپس (۱۹۸۰) با این رفتار معمول موافق نبودند و در مقاله خود با عنوان «ساختار سازمان نیست» چارچوبی برای نگرش و بررسی سازمان ارائه دادند. آنها معتقدند که تغییر و حرکت سازمان متأثر از تعامل میان هفت بعد ساختار۱، استراتژی۲، سیستم ها۳، سبک۴، کارکنان۵، مهارت ها۶ و ارزش های مشترک۷ (اهداف متعالی) است و آن را چارچوب (یا مدل) هفت اس (به دلیل حرف اس انگلیسی در اول کلمه انگلیسی هر یک از هفت بعد) نامیدند و از آنجایی که پژوهش آنها در شرکت مشاوران مکینزی انجام شد به هفت اس مکینزی ۸ نیز مشهور است.
ابعاد چارچوب هفت اس
به سه بعد ساختار، استراتژی و سیستم ها ابعاد سخت و چهار بعد سبک، کارکنان، مهارت ها و ارزش های مشترک ابعاد نرم گفته می شود. واژه سخت بدین معنی بکار می رود که مفاهیم آن ابعاد عینی، ملموس، عملی وبه سادگی تعریف شدنی هستند و واژه نرم هم بدین معنی بکار می رود که مفاهیم آن ابعاد غیر ملموس، غیر عملی، و به سختی تعریف شدنی و توصیف شدنی هستند.
۱) ساختار:
اصول تقسیم کار و تخصصی سازی و هم چنین هماهنگی؛ ویژگی های برجسته نمودار سازمانی (سازمان دهی وظیفه ای، متمرکز یا غیر متمرکز و غیره)؛ نحوه ارتباط افراد (روابط مستقیم و غیرمستقیم)؛ الگوهای طبقه بندی و کنترل. عموماً چنین پرسش هایی مطرح می شود: سازمان متمرکز است یا غیر متمرکز؟ وظایف اصلی چیستند؟ تنش بین وظایف کلیدی چیست؟ ساختار غیر رسمی (ارتباطات مستقیم با رده بالای سازمان، باندها و گروه ها و گروه های غیررسمی تصمیم گیری) چگونه است؟
۲) استراتژی: استراتژی الگو، سیاست، برنامه، اقدام، تصمیم و یا تخصیص منابع است که تعریف می کند: سازمان چیست؟ چه می کند؟ و چرا چنین می کند؟ ویژگی های متمایز، عوامل کلیدی موفقیت، نحوه تفکر سازمان نسبت به خود و محیط سازمان، نقاط قوت و ضعف سازمان، فرصت ها و تهدید های سازمان و اصول تعریف شده سازمان مواردی هستند که می توانند در شکل استراتژی مطرح شوند.
۳) سیستم ها:
رویه ها و فرایند های رسمی و غیر رسمی سازمان در انجام امور و وظایف و هم چنین سیستم های رسمی سازمان چیستند؟ سیستم های ارزیابی و برنامه ریزی؛ سیستم تشویق و تنبیه، سیستم های تخصیص منابع و غیره. سیستم های غیر رسمی سازمان کدامند؟ نحوه برگزاری جلسات، پروتکل های حل اختلافات و . . ..
۴) سبک:
از بعد فرهنگ سازمانی؛ ارزش ها و اعتقادات مسلط و نرم های توسعه یافته که جزو ویژگی های ماندنی زندگی سازمانی شده اند. از بعد سبک مدیریت؛ مدیران چه می گویند و چه عمل می کنند؟ مدیر وقت خود را چگونه می گذراند؟ بر روی چه موضوعات و مواردی تمرکز می کند؟
۵) کارکنان:
مشخصه های افراد سازمان از لحاظ تحصیلات، اصول کارکردی یا زمینه های کاری؛ نحوه مدیریت منابع انسانی، روش شکل دهی ارزش های پایه در جذب نیرو؛ معیار های انتخاب و ارتقاء کدامند؟ مسیر شغلی و آینده شغلی چگونه است؟ فرهنگ کارکنان چگونه است؟
۶) مهارت ها:
ویژگی های متمایز سازمان چیست؟ سازمان چه کاری را بهتر از همه انجام می دهد؟ چگونه ویژگی های متمایز خود را حفظ می کند؟
۷) ارزش های مشترک/ اهداف متعالی:
مفاهیم راهنما، ایده های اساسی، معانی قابل ملاحظه یا اعتقادات مهم که یک سازمان به افرادش القاء می کند. این موارد راهنمای جهت گیری سازمان نسبت به انجام وظایف، اهداف، کارکنان، جامعه و غیره است. نقش سازمان در خدمت به جامعه چگونه است.
کاربرد ها و استفاده های چارچوب هفت اس
۱) ابزار ارزشمندی در آغاز فرایند های تغییر و جهت دهی به آن
۲) ابزار مناسبی در تجسم جامع سازمان
۳) الگویی برای عناصر مورد بررسی و مقایسه از سازمان