هیچ كس نمی خواهد كه شركتش از حقارت ناشی از نبردهای بیهوده ای كه نمونه ای از آن بین شركت های فورد (Ford) و فایرستون (Firestone) دیده می شود، احساس ناراحتی كند. نادیده انگاشتن افكار عمومی در شرایطی كه به شهرت دل خواه خود دست یافته اید، برای تان زیانبار خواهد بود. این یك واقعیت است كه همگی ما مرتكب اشتباه می شویم، اما نحوه برخورد با خطاها، در به رخ كشاندن توانایی های شما و شركت تان بسیار تاثیرگذارتر از شیوه برخورد با موفقیت هایی است كه كسب می كنید.
۱) در سیاست های مدیریتی خود، استراتژی ارتباطات رویدادهای غیرمترقبه را بگنجانید. موضوعاتی را كه ممكن است مشتریان در مورد آن ها دچار اشتباه شوند، بشناسید و تعیین كنید كه شركت تان در مواجهه با اشتباهات چه واکنشی باید از خود نشان دهد. بهتر است پیش از آگاه شده عمومی از موضوعات قابل انتقاد، آن ها را بازگو كنید.
۲) در همان مراحل آغازین بحران مكانی را برای متمركز كردن آن مشخص كنید. مسوولیت پاسخگویی به رسانه ها و خبرنگاران را به یك مقام عالی رتبه محول كنید. این فرد باید در دسترس، مطلع و دارای اعتبار باشد. مهم تر از همه این كه باید فردی زیرك در مواقع فشار و بحران باشد و در هیچ شرایطی كسی چهره ای پریشان و درهم از وی نبیند و شركت روابط عمومی شما می تواند كمك تان كند تا او را تا آن حد آماده كنید كه در زیر فشارهای رسانه ها خونسردی خود را حفظ كند.
۳) هیچ گاه ارتباط داخل سازمانی را فراموش نكنید. بدترین كار در مدیریت آن است كه بحران را از كارمندان مخفی كنید. آگاه كردن كارمندان از مراحل برطرف كردن مشكل، شایعات را به حداقل رسانده و طراوت روحی آنان را حفظ خواهد كرد.
۴) نقش فعالی را در قضییه ایفا كنید. اجازه ندهید كه رسانه ها شما را له كنند. به طور مداوم و سریع با سرمایه گذاران و مردم در ارتباط باشید. بگذارید مردم بفهمند كه شما بر كار سوار هستید و در تلاشید كه هر چه سریع تر مشكل را برطرف كنید. نیازی نیست كه تلاش ها و كوشش های تان را مرحله به مرحله گزارش دهید ولی یك مسیر ارتباطی را برای شنیده شدن صدای تان از میان صداهای دیگر باز نگه دارید.
۵) هرگز دروغ نگویید. دروغ هیچ گاه از ذهن پاك نمی شود. بی صداقتی شما تا مدت ها پس از دفع بحران همچنان در اذهان باقی خواهد ماند. شما در كانون توجه افكار عمومی قرار دارید. بنابراین همت كنید و بحران ایجاد شده را از سر بگذرانید.
۶) از آینده سخن بگویید. الان زمان ارایه و معرفی محصولات و خدمات جدید نیست. چون مسلماً شما نمی خواهید افكار عمومی را منحرف سازید. اما می توانید راجع به روش های نوین یا تمهیدات مناسب تری كه برای حل مشكل مشابه به كار بسته اید سخن به میان آورید. بروز یك بحران الزاماً مساوی با نابودی شركت شما نیست. همیشه از پیش، آینده را تصور كنید.
۷) همواره این عبارت را با خود تكرار كنید: «مهم ترین مساله ای كه باید به خاطر داشته باشم این است كه ».
جای خالی را با مفهومی مثبت درباره سازمان تان پركنید و هرگاه از شما درباره بحران ایجاد شده سؤالی شد، پیش از آن كه به خود بحران بپردازید این عبارت را حتماً بیان كنید: «نكته مهمی كه باید به خاطر داشته باشیم این است كه شركت ... همواره، در تمام سال های تجارت مان تعهد ما را در قبال ایمنی ثابت كرده است».