امروزه در سازمان های پیشرو مباحث برنامه ریزی جامع، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری در کنار هوشمندی کسب و کار دیده می شوند. هوشمندی کسب و کار در اصل کاربرد تجاری داده کاوی (DATA MINING) شامل تجزیه و تحلیل داده های آماری مربوط به وضعیت کسب و کار و محیط پیرامون سازمان است.
هوشمندی کسب و کار عاملی موثر برای تحلیل هدفمند کسب و کار و تحلیل رقبای سازمان به منظور اخذ تصمیمات راهبردی و حتی چرخشهای آنی می باشد. در سالهای اخیر، هوشمندی کسب و کار به یکی از مفاهیم اساسی مدیریت تبدل شده و در سازمانهای پیشرو با فرهنگ سازمانی عجین شده است. افزایش هوشمندی کسب و کار، سازمان را نسب به اطلاعات محیط کسب و کار آگاه نموده، امکان تجزیه و تحلیل صحیح و به موقع داده ها و اطلاعات را فراهم می آورد. نتایج حاصله در قالب فرمها و گزارشات مناسب ذخیره و در مواقع مقتضی بعنوان حق انتخاب برای تصمیم سازی بیشتر، در دسترس مدیران قرار می گیرد. از این طریق جریان تبادل اطلاعات و دانش در بستر سازمان تسریع شده؛ کارائی و اثربخشی در خصوص فرایند تفکر جمعی و تصمیم گیری بهبود می یابد. بنابراین مدیران سازمان با ادراک بهتر محیط پرچالش کسب و کار می توانند از طریق مهارتها، کاربردها و فناوری ها، داده ها و اطلاعات مرتبط با توانمندیها، نقاط قوت و ضعف و روند کار رقبا را مورد ارزیابی قرار دهند. بدین ترتیب تصمیم گیران در جهت ایجاد راهبرد متناسب با خط مشی اصلی سازمان اقدام کرده تا در محیط پر چالش کسب و کار امکان حضور و رقابت را تامین کنند. سازمانهای هوشمند راهبرد رقبا را بهتر و سریعتر پیش بینی و تحلیل کرده، از شکستها و موفقیتها درس می گیرند. سیستمهای هوشمندی کسب و کار، امکان استخراج الگوهای عملکردی و رفتاری از داده‌های موجود در مراکز داده را فراهم می‌نمایند. این الگوها در تهیه گزازشات به منظور تصمیم سازی راهبردی و برنامه‌ریزی به مدیران کمک می‌نمایند. از جمله کاربردهای سیستمهای مبتنی بر هوشمندی کسب و کار را می توان استخراج و تحلیل داده ها از منابع متعدد نظیر سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان، مدیریت ارتباط مشتری، مدیریت زنجیره تامین، چرخه اتوماسیون اداری و اطلاعات بازار کسب و کار به منظور شناسایی الگوها و تشخیص مسائل عنوان نمود.
● تعریف هوشمندی کسب و کار
رویکرد سازمانها به سمت بهره گیری از هوشمندی کسب و کار گرایش پیدا کرده است. در واقع سازمانها سایر پارادایمها را بر اساس موازین هوشمندی کسب و کار هم-جهت می کنند. هوشمندی کسب و کار، کاربرد تجاری داده‌کاوی شامل تجزیه و تحلیل داده های آماری وضعیت کسب و کار سازمان است. در حالی که داده کاوی به جنبه فنی تحلیل و ارزیابی اشاره دارد، هوشمندی کسب و کار به جنبه‌های کاربردی مربوط به امور کسب و کار می‌پردازد. در واقع هوشمندی کسب و کار، مجموعه مهارتها، کاربردها، فناوری ها و عملکردهایی برای ذخیره، بازیابی، تجزیه و تحلیل داده، اطلاعات و دانش در سازمان و محیط کسب و کار در جهت کمک به فرایند تصمیم سازی از طریق ارزیابی و تحلیل به منظور افزایش کارایی و اثربخشی برای گسترش توانایی رقابتی سازمان است. این مهارتها، کاربردها، فناوری ها و عملکردها شامل مراکز داده سازمانی و فرا سازمانی، نرم افزارهای کاربردی، مدل‌های کسب و کار و الگوهایی است که به سازمانها کمک میکنند تا داده و اطلاعات پراکنده و به هم ریخته موجود در سازمان و فراگرد آن را به اطلاعاتی دسترس پذیر، قابل فهم، تبادل پذیر وکارگشا برای تصمیم‌سازی در سطوح مختلف سازمان تبدیل کنند. سازمان با استفاده از این مهارتها، کاربردها، فناوری ها و عملکردها قادر خواهد بود وضعیت خود و رقیبان را بررسی و ارزیابی کند. سیستمهای هوشمندی کسب و کار، امکان استخراج الگوهای عملکردی و رفتاری از داده‌های موجود در مراکز داده را فراهم می‌نمایند.
این الگوها در تهیه گزازش به منظور تصمیم سازی راهبردی و برنامه‌ریزی به مدیران کمک می‌نمایند. از جمله کاربردهای سیستمهای مبتنی بر هوشمندی کسب و کار را می توان استخراج و تحلیل داده ها از منابع متعدد نظیر سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان، مدیریت ارتباط مشتری، مدیریت زنجیره تامین، چرخه اتوماسیون اداری و اطلاعات بازار کسب و کار به منظور شناسایی الگوها و تشخیص مسائل عنوان نمود. برای مثال می توان گفت موفقیت در برنامه ریزی منابع سازمان منوط به تشخیص روند کسب و کار و چرخه امور درون سازمان و استخراج تحلیلهای آماری از اطلاعات جمع‌آوری شده است و همچنین می توان گفت در مدیریت زنجیره تامین حصول موفقیت، منوط به داشتن تحلیلهای آماری از وضعیت تامین کنند گان می باشد. در ضمن می توان به Analytical CRM در بحث مدیریت ارتباط مشتریان اشاره نمود. با داغتر شدن موضوع هوشمندی کسب و کار ابرازهای مدیریت پایگاه داده و ایزارهای گزارشگیری آماری مطرح به سمت فناوری داده کاوی نوین گرایش پیدا کرده اند. آنها غالباً متکی بر نرم‌افزار مدیریت پایگاه داده DBMS)) و به ابزار مکملی جهت تحلیل و الگو یابی مجهز شده اند. این سیستمها دسترسی به حجم عظیمی از داده‌ها بصورت متراکم، فیلتر شده و طبقه‌بندی شده را فراهم می‌سازند این داده‌ها برخلاف محتویات پایگاه داده، پردازش شده و به اطلاعات تبدیل می شوند. به‌همین دلیل فرآیند تصمیم‌سازی براساس این اطلاعات آسان‌تر و امکانپذیر است. سیستمهای مبتنی بر هوشمندی کسب و کار قادرند بصورت پویا داده‌ها را در قالب‌ها و صورت‌های اطلاعاتی متراکم و یکپارچه از قبیل جداول، نمودارهای متنوع، گزارش کنند. از این رو تحلیل‌گران می توانند تفسیر روشنی از آنها ارائه کنند؛ تا مدیران در روند تصمیم سازی از اطلاعات و دانش حاصله بهره مند شوند. سازمان باید رفتارها و فعالیت‌های خویش را شناسایی کرده و رابطه بین آنها و اهداف و برنامه‌های سازمان را در شرایط واقعی یعنی در ارتباط با مشتریان، فرآیندهای درونی سازمان و فعالیت شرکتهای رقیب تعیین و تحلیل کند.
● اهداف اصلی هوشمندی کسب و کار
۱) تشخیص نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس سازمان
۲) تشخیص سیگنال‌های محیط کسب و کار
۳) جمع‌آوری و بهینه سازی داده و ااطلاعاتیی که از منبابع بیرونی
۴) استفاده بهینه از اطلاعات و دانش پرسنل سازمان
۵) دسته بندی و تحلیل حجم عظیمی از داده ها و اطلاعاتی
۶) اصلاح و بهینه سازی ابزارهای سیستمهای اطلاعاتی و محاسباتی
۷) استفاده درست و به جا از داده‌ها و اطلاعات سازمان
● نتایج فنی سیستمهای هوشمندی کسب و کار
۱) پرس و جو و گزارش گیری: اغلب سیستمهای هوشمندی کسب و کار، تحلیلهای Slice & Dice (شکستن اطلاعات به قطعات کوچکتر برای بررسی آنها از دیدگاه های مختلف برای فهم بهتر آنها) بر روی اطلاعات موجود در پایگاه داده انجام می دهند.
۲) داده کاوی: ابزارهای تحلیل (On-Line Analytical Processing) OLAP و داده کاوی امکان تحلیلهای پیشگویانه و چند بعدی را فراهم می آورند.
۳) مدیریت فرایندهای کسب و کار: شامل مدیریت فرایندهای برنامه ریزی جامع، مالی، سازمانی، خدمات مشتری و زنجیره تامین است .(Business Process Management)
۴) ارائه اطلاعات: نمایش نتایج جستجو ها و گزارش‌ها میتواند از طریق برنامه های کاربردی اختصاصی، داشبوردها (برنامه های کاربردی که اطلاعات را از مولفه های مختلف بصورت یکپارچه و واحد نمایش می‌دهند)، اینترانت و اینترنت ممکن گردد.
● تحلیل مزیتها و معایب رقبا
هدف از تحلیل رقبا، بررسی نقاط قوت و ضعف رقبا در بازار، بررسی راهبردهای آنها و موانع موجود برای رقابت است. برای بدست آوردن یک برتری و به روز کردن هوشمندی رقابتی، شرکتها قبل از هر توسعه خدمت و محصولی باید راهبرد ها، میزان فروش، امور مالی، توسعه و تحقیق، تولید، خرید، بازاریابی و غیره خود، شرکت های همکار و رقبا را بررسی کنند. این اطلاعات اغلب در سیستمهای کاربردی، روزنامه ها، گزارش سالیانه، مطالب و یافته های علمی، دستاوردهای جدید فناوری وجود دارند. این اطلاعات به دو نوع کیفی (مبتنی بر تحلیل و اظهار نظر) و حقیقی (آمار و ارقامی که در منابع اطلاعاتی موثق) دسته بندی میشوند.
● انبوه داده ها و اطلاعات
هر روزه بیش از صد میلیون صفحه حاوی داده و اطلاعات به شبکه اینترنت اضافه میشود. واحدهای سازمانی مانند واحد تحقیق و توسعه، مالی، اداری و تولید تیمی متشکل از چند نفر شروع به جمع آوری و نگهداری اطلاعات میکنند و اغلب اطلاعات یکسان با اسامی متعدد با دوباره کاری بایگانی می شوند. امروزه عامل زمان و سرعت العمل برای موفقیت و بقای کسب و کار تعیین کنند است؛ سازمانها با بهره مندی از ابزارهای اطلاعاتی، اطلاعات مورد نظر را به سرعت از منابع استخراج می کنند. و بنا بر پیشرفت روز افزون فناوری، این سیستمها هزینه کمی دارند. از جمله دلایل علاقمندی سازمانها به این سیستمها عبارتنداز:
۱) رقابتی شدن بازار و افزایش نواوریها و ابتکارات
۲) کاهش هزینه های مرتبط با دسترسی به اطلاعات مربوط به کسب و کار
۳) محدودیت زمانی برای بدست آوری این اطلاعات رقابتی برای سازمانها
۴) مواجه شرکتها با کمبود نیروی بسیار ماهر و مجرب بدلیل رقابت تنگاتنگ
۵) افزایش پیچیدگی مدیریت حتی برای شرکتهای کوچک که بصورت بین المللی کار میکنند.
● فرآیند هوشمندی کسب و کار در سازمانها و شرکتها
فرآیند هوشمندی کسب و کار، فرآیندی پویا و تعاملی است. این فرآیند معمولاً با یک سوال شروع شده و متناوباً پاسخ‌های سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم میشود. این پاسخ‌ها امکان تصمیمی سازی برای اخد تصمیم برای مدیران را فراهم می‌آو رد.
▪ برنامه‌ریزی و سازماندهی: مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند هوشمندی کسب و کار بکار بسته می شود. ابتدا، متعاقب درخواست مدیریت ارشد قاعده مند نمودن سئوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سئوالات آغاز می شود.
▪ جمع آوری اطلاعات از منابع: منابع زیادی برای کسب اطلاعات در سازمان وجود دارند. با علم به اینکه اطلاعات، آگاهی و هوشمندی نیستند؛ می توان گفت اطلاعات بعد از تحلیل و پردازش به هوش و دانش تبدیل میشوند. در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی و منابع اطلاعاتی (مراکز داده) جمع‌آوری، پردازش و پالایش شده، بعنوان منابع لازمه مورد تحقیق و بررسی قرار میگیرند تا آگاهی و دانش لازم و مناسب برای سوالات و خواسته ها حاصل شود.
▪ پردازش داده ها: در این مرحله داده‌های جمع‌آوری شده مجتمع شده، روابط بین آنها شناسایی و تحلیل می گردد. نتیجه این مرحله میتواند منجر به ایجاد پایگاه اطلاعاتی یا افزودن داده ها به پایگاه داده فعلی و یا نمودارها باشد. این مرحله را به اصطلاح مرحله استخراج، دگرگونی و بارگذاری می نامند.
• تجزیه و تحلیل اطلاعات: در این مرحله با استفاده از فناوری پیشرفته از اطلاعات مجتمع شده، هوشمندی مورد نظر حاصل می‌گردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران ارائه می کند. تیم بررسی کننده از ابزارهای کاوش اطلاعات برای دسته بندی و تحلیل آنها استفاده کرده، آگاهی و دانش و به همراه آن هوشمندی را فراهم میکند. نتیجه این کار جواب سوالات مورد نظر است که در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر شده، امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد گرددید. در این قسمت سوالات جانبی دیگری نیز ممکن است ایجاد شده، که برای حل و رسیدن به جواب، به مرحله ابتدایی ارسال میشود.
▪ دسته بندی و نشر: ابزارهای گزارشگیری در سطح عملیاتی از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند؛ و مدیران استفاده مؤثری از آنها ندارند. استقرار سکوی هوشمند کسب و کار در سازمان و استفاده از راهکاری مناسب، ضروری می نماید. سازمانها با استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر هوشمندی کسب و کار می‌توانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف سازمان افزایش دهند؛ تااطلاعات از حالت عملیاتی و محدود به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان به آگاهی و دانش قابل استفاده جهت مدیریت سازمان توسعه یابند. این ابزارها می‌توانند برای کلیه اطلاعات و داده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند.
● هوشمندی کسب و کار ۲.۰
هوشمندی کسب و کار ۲.۰، نوع جدیدی از سیستمهای هوشمندی کسب و کار است؛ که به جای واکنش به پیش بینی وقایع می پردازد. هوشمندی کسب و کار ۱.۰ به تحلیل اطلاعات حاصل شده از وقایع به منظور افزایش فرصت تصمیم سازی در سازمان به کار می رود؛ در حالی که هوشمندی کسب و کار ۲.۰ به تصمیم گیری قبل از واقعه از روی نبض سازمان و محیط رقابتی کسب و کار می پردازد. این تغییرات در طی تعمیم پذیری معماری خدمتگرا برای قابلتی جهت انعطاف و انطباق بین میان افزارها حاصل شده است. همچنین هوشمندی کسب و کار ۲.۰ استانداردهایی برای مبادله داده از قبیل XBRL (زبان گزارشگیری کسب و کار قابل تعمیم) را به کار می گیرد؛ که امکان استفاده از داده های خارج از سازمان، مانند محک انواع اطلاعات را فراهم می آورد.
هوشمندی کسب و کار ۱.۰ تحلیل و پشتیبانی از تصمیم گیری پیش ساخته را عهده بودهع در حالی که هوشمندی کسب و کار ۲.۰ به طور پیوسته انعطاف و انطباق هوشمندی را محاسبه و فراهم می کند.
هوشمندی کسب و کار ۱.۰ چرخه ای بسته است (ورودی از بیرون ندارد و دلیل آن این است که بعد از حوادث اتفاق می افتد) در حالی که هوشمندی کسب و کار ۲.۰ چرخه ای باز است (تحلیل ورودی را در لحظه ورود در زمان اتفاق، در سیستم به عهده دارد).
در واقع هوشمندی کسب و کار ۲.۰ تجریدی از سطح بالاتر یعنی مدل داده ای مفهومی را بدون نیاز به دانستن ساختار داده یا فرمهای متعارف به کار می برد. جستجو ها و پرسشهای جهتدار بر اساس معنا و ارتباطات بین اشیا و اجازه مخصوص به هر شخص یا خدمت برای رسیدن به نتیجه بدون معاونت اطلاعات ساخت- یافته ( مثل پایگاه داده رابطه ای ) یا اطلاعات بدون ساختار صورت می پذیرد. این موضوع ارداک مستقیمی از مدل های داده برای افراد را فراهم آورده که بدلیل تداعی سطح جدیدی از تشریک مساعی یکی از مباحث ارزشمند اصلی کسب و کار نوین به نظر می رسد.
● نتیجه گیری
به نظر می رسد اوضاع کسب و کار و حتی مفاهیم به سرعت در حال تغییر می باشند و مدیران ارشد سازمان¬ها به روشها و ابزاری نیاز دارند که نبض این تغییرات را درک کرده، در تصمیم گیری راهنمای آنها باشد. در اغلب سازمان¬ها درگیری در امور روزه مره دیگر فرصتی برای تجریه و تحلیل اوضاع نمی دهد. به همین دلیل مدیران ارشد سازمانها از اوضاع و احوال غافل شده، آینده نگری را به فراموشی می سپارند. مدیران با اتکا به هوشمندی کسب و کار، نبض امور کسب و کار شرکت را به همراه اوضاع و احوال رقابت در دست می گیرند و با بهره مندی از گزارشات بروز می توانند فرصتهای بیشتری برای واکنش در برابر شرایط حاصل از تغییرات سریع بازار داشته و سازمان خود را در شرایط بحرانی جاری رهبری کرده آن را به سر منزل هدف رهنمون کنند. هوشمندی کسب و کار نیز مانند سایر ابزارهای مدیریتی در صورت توجه و حمایت مدیریت ارشد سازمان می تواند شرکت را در حصول موفقیت سازمانی یاری برساند و در غیر اینصورت آن نیز مانند بسیاری از پارادیمها و رویه های متعدد سازمانی بجز صرف وقت با ارزش مدیریت ارشد سازمان و کارمندان حاصلی در بر نخواهد داشت. هوشمندی کسب و کار را گاهاٌ به نام های دیگری چون هوش تجاری نیز عنوان می کنند. در شرایط کنونی که به سرعت شرایط تجاری و اقتصادی تغییر می کند بکار بستن هوشمندی کسب وکار می تواند چتری برای مصون ماندن سازمان در کوران‌های اقتصادی باشد.