سازمان‌ها و ناکامی سیستم‌های هزینه‌یابی

مدیریت هزینه، در كنار افزایش كیفیت و نیز قیمت‌گذاری صحیح محصولات در بازارها، به یكی از چالش‌های اساسی و لحظه‌ای پیش روی مدیران و فعالان محیط كسب و كار تبدیل شده است. در این راستا سیستم‌های اطلاعاتی و مدیریتی زیادی وارد دنیای تجاری شده و سرنوشت‌های متفاوتی پیدا كرده‌اند.
سیستم (ABC/ABM (Activity Based Costing / Activity Based Managemen یكی از راهكارهایی بود كه پیاده‌سازی و اجرای صحیح آن در عمل مزایای زیادی برای استفاده‌كنندگان به همراه داشت. در این مقاله ضمن اشاره به مزایای بی‌شمار استفاده از سیستم هزینه‌‌یابی و مدیریت برمبنای فعالیت، دلایل مختلف شكست استفاده از چنین سیستم‌هایی و راه‌های جلوگیری از آن ذكر شده است. دانستن موارد ایجاد اشكال و دوری جستن از آنها، منشا پیاده‌سازی و اجرای موفق سیستم‌هاست.
مباحث و دلایل شكست و راهكارهای مطرح شده در پیاده‌سازی و اجرای سیستم‌های تجاری و مدیریتی نیز قابل بسط است و آگاهی از آنها دیدگاه مناسبی برای مدیران ایجاد و بر هوشیاری آنان در مراحل فوق می‌افزاید.
در بازارهای رقابتی توسعه‌یافته جهانی، تلاش سازمان‌ها به منظور سازگاری با محیط رقابتی، پویا و پیچیده امروزی به منظور بقا، امری بدیهی است. در این خصوص، سیستم‌های زیادی با هدف هزینه‌یابی خدمات و محصولات، كاهش هزینه‌ها، بهبود مستمر، ارزیابی عملكرد و ... درنهایت افزایش ارزش، ارائه شده است. سیستم‌های سنتی هزینه‌یابی با استفاده از چند محرك هزینه، گزارش‌های مالی را به طور گمراهانه پشتیبانی می‌كردند و اطلاعاتی تحریف شده ارائه می‌دادند.
در چنین فضایی، سازمان‌ها به طوری فزاینده‌ در پی اصلاح سیستم‌های هزینه‌یابی خود برآمدند. منظور از سیستم هزینه‌یابی اصلاح شده، سیستمی است كه ناهمگونی مصرف منابع به وسیله خدمات، محصولات یا مشتریان را به گونه‌ای بهتر اندازه‌گیری كند. و افزایش رقابت و پیشرفت تكنولوژی و فناوری اطلاعات، عاملی تعیین كننده در طراحی چنین سیستمی بود.
یكی از روش‌های جدید، سیستم هزینه‌یابی مدیریت برمبنای فعالیت بود كه مزایای چشمگیری نسبت به روش‌های سنتی هزینه‌یابی برمبنای حجم داشت. بنابراین، شركت‌ها تصمیم به پیاده‌سازی و استقرار سیستم‌های ABC/ABM گرفتند تا از مزایای فراوان آن بهره‌مند شوند. واقعیت این است كه درپیاده‌سازی واجرای سیستم‌های هزینه‌یابی/ مدیریت برمبنای فعالیت، باید محافظه‌كارانه و هوشمندانه عمل كرد، زیرا میزان موفقیت چنین سیستم‌هایی، كمتر از حد قابل‌تصور است. البته چنین كاستی‌هایی كمتر از آن چیزی است كه بیشتر كاركنان و مدیران از داده‌های ورودی به سیستم‌های هزینه‌یابی سنتی به دست می‌آورند. از سه مسیر ممكن طرح‌های ABC/ABM، تنها یك مسیر از سطح مطلوب بالاتر رفته و قابل حفظ است. در ابتدا، هرسه مسیر از نقطه آغاز به سرعت به سمت بالا می‌روند و به نقطه اوج می‌رسند، ولی ناگهان مسیر آنها از هم جدا می‌شود و دو مسیر به سمت ناكامی و یك مسیر به سوی موفقیت می‌رود. اكنون ما نیز این مسیرها را می‌پیماییم تا تجربه آنها را فراگیریم.
مسیر زیرین كه به سمت قهقرا می‌رود توسط افرادی دنبال می‌شود كه با بكار‌گیری ABC/ABMاز غفلت رها می‌شوند، ولی به موفقیت دست نمی‌یابند.
مسیر میانی، بازتاب وجود افرادی با نفوذ است كه همچنان به پشتیبانی خود از مزیت‌های تفكر ABC/ABM ادامه می‌دهند. قدرت شخصیت سازمانی آنها به‌گونه‌ای است كه به ادامه جریان پیاده‌سازی و استفاده از ABC/ABM منجر می‌شود. متاسفانه، اطلاعات هزینه‌یابی ارائه شده توسط چنین سیستم‌هایی، به اندزه كافی مفید نیست تا از سطح قابل قبول عبور كند و نشانگر شایستگی سیستم باشد. اصطلاحاً گفته می‌شود چنین سیستم‌هایی از لحاظ هزینه و منفعت، اقتصادی نیستند.
مسیر فوقانی، طرح‌های موفق ABC/ABM را نشان می‌دهد كه مزیت‌های زیادی برای استفاده‌كنندگان داشته و باعث انجام بهتر امور و تصیم‌گیری‌های صحیح شده‌اند.
● سیستم ABC/ABM چیست؟
هزینه‌یابی برمبنای فعالیت را می‌توان بسط تكامل‌یافته‌ای از روش تخصیص دومرحله‌ای هزینه تلقی كرد كه شالوده سیستم‌های نوین هزینه‌یابی صنعتی و محاسبه بهای تمام شده محصولات و به تبع آن، قیمت‌گذاری فروش محصولات است. در هزینه‌یابی سنتی، هزینه‌ها عموما برمبنای حجم به محصولات تخصیص می‌یابند، در حالی كه در هزینه‌یابی/مدیریت برمبنای فعالیت، محصولات و خدمات تولید شده، مصرف كننده مستقیم منابع نیستند. بلكه مصرف كننده فعالیت‌ها هستند. بنابراین در ABC/ABM بر فعالیت به عنوان موضوع هزینه‌یابی تاكید می‌شود زیرا فعالیت، عامل اصلی ایجاد هزینه است. در این سیستم، ابتدا هزینه‌ها به فعالیت‌ها و سپس از طریق فعالیت‌ها به موضوعات دیگر ( مانند محصولات، خدمات، دوایر و...) تخصیص می‌یابد. پس از مشخص شدن هزینه‌ها، مدیران به فعالیت‌ها توجه بیشتری می‌كنند و حساسیت زیاد‌تری نسبت به فعالیت‌ها نشان می‌دهند. از این نظر، هزینه‌یابی/ مدیریت برمبنای فعالیت، سیستم تسهیم هزینه برمبنای رسیدگی و تحقیق است، به نحوی كه از طریق تجزیه و تحلیل واحد اقتصادی و فرایندهای مورد عمل، محرك‌های هزینه یعنی فعالیت‌های اصلی شناسایی می‌شوند. محاسبه صحیح بهای تمام‌شده محصول و قیمت فروش محصولات، بهبود فرایند تولید، حذف فعالیت‌های زائد، شناخت محرك‌های هزینه، شناخت فعالیت‌های دارای ارزش‌افزوده و به تبع آن، حذف فعالیت‌های بی‌ارزش، برنامه‌ریزی عملیات و تعیین راهبرد تجاری واحد اقتصادی و سنجش صحیح عملكرد نیازمند اطلاعاتی است كه ABC/ABM به مراتب بهتر ازسیستم‌های سنتی حسابداری‌مدیریت، فراهم می‌آورد. هزینه‌یابی/ مدیریت برمبنای فعالیت می‌تواند محوری باشد كه اجزای پیچیده سیستم پیشرفته مدیریت هزینه، پیرامون آن نگهداری می‌شود. اگر این سیستم با دور اندیشی و دقت پیاده نشود، می‌تواند تلاش مدیریت جامع هزینه را خنثی كند. به هر حال استفاده مفید از سیستم هزینه‌یابی . مدیریت برمبنای فعالیت می‌تواند محوری باشد كه اجزای پیچیده سیستم پیشرفته مدیریت بر مبنای فعالیت در نهایت منجر به افزایش ارزش شركت می‌شود زیرا با استفاده از تكنولوژی ABC/ABM بهای تمام‌شده روش‌های ناكارامد صنایع را می‌توان شناسایی و میزان صرفه‌جویی‌های ناشی از بهبود آن روش‌ها را نیز شناسایی و