استعدادیابی کودکان و بزرگسالان، کارآفرینی و استارت آپی دانش آموزی و دانشجویی

مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور

سابقه مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور

دانش و چگونگی اداره آن، یکی از مهم‌ترین عوامل تعیین‌کننده رقابت‌پذیری سازمان‌هاست. سازمان‌های پروژه‌محور، یکی از راه‌های سریع و انعطاف‌پذیر مدیریت دانش هستند. اولویت‌بندی بین وظایف و پروژه‌های مختلف در این سازمان‌ها، گستره‌ای وسیع است که توسط افراد انجام می‌شود. فناوری الکترونیکی ارتباطات، این امکان را فراهم ساخته تا حجم بالایی از اطلاعات، سریعاً جابجا شود. سیل اطلاعات و حجم بالای وظایف، چالش بزرگ فراروی سازمان‌های پروژه‌محور است. براساس گفته‌های «سید» و همکاران وی، علایق اخیر در شکل‌گیری اقتصاد دانش، این دیدگاه را تقویت کرده است که سازمان‌های پروژه‌محور، در انواع مختلف خود، منابع سریع و انعطاف‌پذیر سازماندهی دانش به‌شمار می‌آیند.

در اقتصاد نوین امروزی، انواع مشاغل و سازمان‌ها، بشدت درگیر مسئله دانش هستند؛ کار دانش‌محور، کارکنان دانشی و شرکت‌های دانش‌گرا (یا دانشی). در این بین، پروژه‌های قلمروی مناسب برای گسترش استفاده از دانش بوده و ابزار و مکانیزم‌های مهمی در بسیاری از سازمان‌های عملیاتی و فعالیت‌های کسب‌و‌کار استراتژیک، به‌شمار می‌روند.

پروژه‌محوری، دستیابی به منابع اقتصادی، مدیریت دانش و کیفیت را تسهیل می‌کند. مطالب بسیاری در مورد کمک به سازمان‌ها برای درک موضوع دانش، و فرایندهای دانش و جست‌و‌جو برای فهرست دانش آنها نوشته شده است، اما شواهد نشان می‌دهند که چالش‌های بسیاری برای شناسایی نقطه شروع مدیریت دانش، فراروی سازمان‌ها قرار دارند. در اینجا مدیریت دانش به‌عنوان مداخلات هدفمند توسعه دانش با هدف تشخیص در دسترس بودن دانش کافی در زمان و مکانی که سازمان به آن نیاز دارد، مدنظر گرفته می‌شوند.

«سودرلوند» (۲۰۰۲) اعتقاد دارند که برای درک اهمیت جنبه‌های مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور، باید بر مکانیزم‌های کنترل مبتنی‌بر زمان تمرکز کرد. بر این اساس، بسیاری از پروژه‌ها با توجه به ضرب‌العجل قابل مذاکره، انجام می‌شوند. براساس گفته «بلکبرن» (۲۰۰۲) طبیعت تفسیرپذیر و غیرقابل پیش‌بینی فعالیت‌های پروژه‌محور، سازمان‌ها را برای پیش‌بینی مدت زمان پروژه‌ها، با مشکل مواجه می‌سازد و مدیران پروژه‌ها اغلب دیرتر از مدت تعیین شده، پروژه را به پایان می‌رسانند. پروژه‌ها، اغلب بسیار پیچیده بوده و درگیر همزمان کردن گلوگاه‌های دانشی چندگانه و هماهنگ کردن فعالیت‌های کارکنان دانشی با فرصت‌های زمانی مختلف هستند. با توجه به مسائل یادشده، این سؤال مطرح می‌شود که فرصت‌های زمانی و مداخلات دانش، چگونه می‌توانند به‌صورتی مؤثر در قالب چرخه حیات پروژه، برای اطمینان از حصول نتیجه به‌کار آیند.

«دینموار و چانگ» (۲۰۰۲) طی یک پژوهش نشان دادند که فرصت‌های زمانی، فرایند‌های دانش را تقویت کرده و چارچوبی تکمیلی برای مدیریت دانش در سازمان‌ها، ایجاد می‌کنند. زمان، بسیار مهم است زیرا پروژه‌ها، وابسته به‌هم و موقتی بوده و هر پروژه، مدیر جدیدی دارد که لزوماً از جزئیات سایر پروژه‌ها اطلاعی ندارد.

سازمان‌های پروژه‌محور، هماهنگی این فرایند را از طریق یادگیری درون‌‌پروژه‌ای تسهیل می‌کنند. جوران (۱۹۸۸) مدلی از یادگیری بین‌پروژه‌ای را که شامل یادگیری قبل و بعد از پروژه است، ارائه کرد. او اعتقاد دارد که یادگیری در فازهای چرخه حیات یک پروژه، از طریق تعامل بین اعضای تیم پروژه و بازیگران ادواری و حمایت‌های مدیریت، اتفاق می‌افتد و ارزیابی قبل از پروژه، با همکاری مدیریت و اعضای تیم انجام می‌شود. از این‌رو، ارزیابی انتهای پروژه پس از تحویل پروژه به مالکان آن، اتفاق می‌افتد که در این مرحله، درس‌ها و تجربیاتی جدید برای به‌کارگیری در پروژه‌های آینده، در اختیار اعضای تیم پروژه قرار می‌گیرد.

یادگیری بین پروژه‌ای و درون‌پروژه‌ای، از طریق سه راه تعاملی یادگیری رخ می‌دهد، که عبارتند از: «دانستن چرایی، دانستن چگونگی و دانستن با چه کسی» که تمامی آنها سرمایه کارراهه شغلی فرد را تشکیل می‌دهند. دانستن چرایی، به آشنایی فرد با اهداف و مأموریت پروژه اشاره دارد. دانستن چگونگی، مبتنی‌بر آگاهی از چگونگی انجام کار توسط آن شخص است و دانستن با چه کسی کار کردن، بر نحوه تعامل او با دیگر اعضای تیم تأثیر می‌گذارد.

به‌صورت مشابه، سه حیطه غیرمالی شرکت یعنی: فرهنگ، سرمایه انسانی و سرمایه اجتماعی، توانایی‌های فردی و سازمانی به اشتراک گذاشته شده، ارزش‌ها و عقاید، کاربرد تجربیات مختلف افراد در یک فعالیت را تسهیل می‌سازند. در واقع، با توجه به مدل جوران برای دستیابی به یادگیری درازمدت کارامد، هم یادگیری بین تیمی و هم یادگیری درون تیمی، باید مورد توجه قرار گیرد.

موضوعات مطرح شده، اهمیت مدیر پروژه یا قهرمانی که مهارت‌ها و اقداماتش موفقیت پروژه را تعیین می‌کند، نمایان می‌سازند. مدیر پروژه، منابع انسانی، مالی و تکنولوژیک را در پروژه به‌کار می‌گیرد، اهداف پروژه را دقیقاً برای خود و اعضای تیم تشریح کرده و دانش ارزشمند در پروژه را گردآوری و حفظ می‌کند.

ویژگی‌های سازمان‌های پروژه‌محور

هر فرد سازمانی، دارای مجموعه‌ای از دانش‌ها، تخصص‌ها و تجربیاتی است که با گذر زمان و صرف هزینه‌های بسیار توسط خود وی و سازمان، گردآوری شده است. این مجموعه به‌عنوان کلیدی‌ترین دارایی سازمان، منبع رشد و توسعه سازمان در دنیای کسب‌و‌کار رقابتی به‌شمار می‌آیند. این منبع و دارایی، نیازمند مدیریت و سازماندهی است تا همانند منابع فیزیکی و مالیع سازمان، به‌طور صحیح مورد استفاده قرار گیرد، هرگونه غفلت در این زمینه، ضربه‌ای اساسی به ذخایر سازمانی تلقی می‌شود. مدیریت منابع دانشی سازمان در هر سازمان، امری خطیر به‌شمار می‌آید. این امر در مورد ساختارهای ماتریسی، به‌دلیل ماهیت کار و فعالیت این‌گونه ساختارها، از اهمیتی فوق‌العاده برخوردار است. دانش‌ها و تخصص‌هایی که در یک پروژه و مأموریت حاصل می‌آیند، باید در شبکه‌ای منسجم ثبت و ضبط شوند تا در سایر پروژه‌ها مورد استفاده قرار گیرند. بررسی مدیریت دانش در سازمان‌های پروژه‌محور، در پی حرکت از رویکرد تحول از «افراد باهوش» به رویکرد «سازمان باهوش» است. تولید کار دانشی، بزرگترین وظیفه مدیریت در قرن جدید است، همان‌گونه که تولید کار یدی، بزرگ‌ترین وظیفه مدیریت در قرن گذشته بود.

ساختارهای پروژه‌ای گرچه اغلب ابزاری مناسب برای سازماندهی کارهایی هستند که به‌دنبال خلق نوآوری در سازمان می‌باشند، اما یافته‌های تحقیقاتی که در مورد یادگیری‌های سازمان‌های پروژه‌محور صورت گرفته است اغلب نشان می‌دهند که کسب، مشارکت و انتشار دانش و یادگیری در پروژه‌ها با مشکل همراه است. هدف از نگارش این مقاله آن است که بیان دارد که انتشار دانش در سازمان نه‌تنها به شناخت پایگاه دانش و فرآیندهای مرتبط با به‌کارگیری آن مربوط است، بلکه نیازمند شناسایی تقابل پراکندگی ایده‌ها در مقابل رویه‌های کاری پروژه‌های در دست اقدام است.

موضوع صرفاً این نیست که کارهای پروژه‌محور، بستری شکننده و ناتمام برای تجمیع و افزایش دانش فراهم می‌آورند بلکه رویه‌های کاری در سازمان‌های پروژه‌محور، منطق کاری و مبنای دانشی خاص خود دارند که کمک می‌کنند تا شرایطی را که در آنها دانشی جدید نهفته است، تعریف شوند. این شرایط، به‌نوبه خود محصول تعاملات پیچیده و مداوم فرایندها و اقداماتی هستند که به‌طور پیوسته برمبنای تجربیات علمی پروژه‌ها، باز تولید شده و انطباق می‌یابند.

توسعه دانش، عموماً در سازمان‌هایی به وقوع می‌پیوندد که افراد آن در مجموعه‌ای از پروژه‌ها و سایر فعالیت‌ها به کار می‌پردازند. در پروژه‌ها، تعدادی از کارشناسان طی مدت زمانی مشخص برای ایجاد محصول یا ارائه خدمتی به مشتریان، فعالیت می‌کنند. اعضای پروژه، می‌توانند از سازمانی که متولی ارائه خدمت است، سازمان میزبان و یا هر جای دیگر، به تیم پروژه بپیوندند. پس از اینکه اعضای تیم پروژه به پایگاه اولیه خود بازگردند، دانشی را که طی پروژه کسب کرده‌اند، به منبع اشتراکی دانش در سازمان خود می‌افزایند. دانش، کالایی گرانبهاست. برخلاف سایر منابع سازمانی، بیشتر اقسام دانش با استفاده هرچه بیشتر، افزایش می‌یابند.

در سازمان پروژه‌محور، بخش مهمی از وظایف شرکت، در قالب واحدهای سازمانی موقتی انجام می‌شود که برای براوردن نیاز یک مشتری ایجاد شده‌اند. ویژگی منحصربه‌فرد سازمان پروژه‌محور، موقتی بودن واحد کسب‌و‌کار استراتژیک سازمان است. با تکمیل هدف پروژه، واحد کسب‌و‌کار نیز منحل می‌شود و اعضای تیم پروژه به پروژه‌ای جدید منتقل شده و یا به واحد وظیفه‌ای، محصولی یا جغرافیای اصلی خود باز می‌گردند.

در ساختارهای سازمانی سنتی، واحدهای کسب‌و‌کار استراتژیک، واحدهای وظیفه‌ای و جغرافیایی، بر نتایج عملکرد تمرکز دارند و مالک دارایی‌ها و دانش خود هستند. این بخش‌بندی، به‌صورتی واضح قلمروی شایستگی و قدرت را تعریف کرده و مدیران آنها در حیطه این قلمروها، ارزیابی می‌شوند. این موضوع، جنبه منفی و مثبت دارد. این نوع ساختار، رفتار دفاعی را هم برای کسب و تغییر اطلاعات و هم هماهنگی ضعیف، به‌دنبال دارد. جنبه مثبت این ساختار، وظایف دقیقاً تعریف شده افراد و در دسترس بودن کارکنان است. در سازمان پروژه‌محور، اقدامات هماهنگ بین قلمروهای سازمانی، منبع ارزش‌آفرینی به شمار می‌آید.

سازمان پروژه‌محور، سازمانی است که:

m مدیریت برمبنای هدف را به‌عنوان استراتژی سازمانی، تعریف می‌کند

m سازمان‌هایی موقت برای انجام فرایندهای پیچیده، ایجاد می‌کند

m مجموعه‌ای از انواع پروژه‌ها را مدیریت می‌کند

m سازمان‌های دائمی خاصی برای فراهم آوردن وظایف تلفیق شده، دارد

m فرهنگ مدیریت پروژه آشکاری دارد

m پروژه محوری، ویژگی اصلی آن است

تئوری مدیریت کلاسیک، سازمان‌ها را براساس ساختار سازمانی آنها، ماهیت محصولاتی که ارائه می‌شود و یا پروژه‌های سازمان، طبقه‌بندی می‌کند. با توجه به ابهام در دنیای کسب‌و‌کار، دشواری‌ها در تقسیم وظایف و بخش‌بندی زیرسیستم‌ها در اواخر قرن بیستم، سازمان‌ها به‌سمت سازماندهی فعالیت‌هایشان در قالب پروژه و سازمان‌های پروژه‌محور حرکت می‌کنند.

سازمان، به هر اندازه که انواع پروژه‌های متفاوت را انجام دهد، متمایزتر شده و پیچیدگی مدیریتی آن بیشتر می‌شود. «هابدوی» (۲۰۰۰) و «یانگ» (۱۹۹۸) پروژه را این‌گونه تعریف کرده‌اند: «مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط که با روشی سازمان‌یافته و شروع و پایانی معین، برای رسیدن به نتایجی مشخص که از نیازهای سازمان و برنامه‌های کسب‌و‌کار کنونی آن ناشی شده است را براورده می‌کند.»

برای پشتیبانی از عملکرد موفقیت‌آمیز یک پروژه و اطمینان از انجام پروژه‌های مختلف در راستای استراتژی‌های سازمانی، به ساختار تلفیقی ویژه‌ای نظیر «مرکز استراتژی» یا «کمیته راهبردی پروژه‌ها» نیاز است. برخی از این سازمان‌ها ممکن است به‌صورت مجازی ایجاد شوند. «تورنر و هومان» (۲۰۰۰) سه هدف سازمان‌های پروژه‌محور را به‌شرح ذیل شناسایی کرده‌اند:

۱ . عدم تمرکز مدیریت از مدیران ارشد به مدیران پروژه‌ها

۲ . انتقال دانش، بین پروژه‌ها و سازمان‌های پروژه‌محور

۳ . تأکید بر هدف‌گرایی و توسعه کارکنان

زمان، وظیفه، تیم و تعامل، چهار مفهومی هستند که تفاوت یک پروژه با دیگر شکل‌های سازمان را نشان می‌دهند. علاوه‌بر کمیابی منابع، اهمیت زمان در این حقیقت نهفته است که هر پروژه، موقتی است و بسیاری از پروژه‌های عالی، با تأخیر انجام شده‌اند. برطبق گفته «لوندین و سودرهولم» (۱۹۹۵) وظیفه چه مختصر باشد و چه قابل تکرار، حرکت سازمان به‌سمت اهداف را تسهیل می‌کند، افراد را با به اشتراک گذاشتن و تغییر انتظارات و تجربیات به تیم پیوند می‌زند، مبنایی را برای تعهد، انگیزش، ارتباطات و رهبری ایجاد می‌کند و تیم‌های پروژه‌ای را با محیط ارتباط می‌دهد. سرانجام تعامل، هم فرایند انتقال به‌سمت ایجاد هدف سازمانی خاص یا انتقال از طریق مشارکت‌های پروژه‌های افراد است و هم چگونگی پیشرفت از تعریف پروژه تا خاتمه آن را تعیین می‌کند.

بر این اساس، سازمان‌های پروژه‌محور رویکرد یک سازمان را تغییر می‌دهند و سلسله مراتب و بروکراسی بسیار ضعیف‌تر می‌شود. موفقیت کارراهه شغلی هر فرد، به نتایج پروژه‌هایی بستگی دارد که در آن کار می‌کند نه مدت زمانی که در یک پست فعالیت دارد و نه سیاست‌های سازمان. سازمان، مدیران اجرایی را پرورش می‌دهد تا پروژه‌ها را مدیریت کنند. آنها لزوماً متخصصان فنی نیستند بلکه در اداره پروژه‌های بسیاری تخصص دارند. در نتیجه، سازمان بسیار منعطف شده و قادر به پاسخگویی به نیازهای در حال تغییر خود خواهد بود.

در اقتصاد مبتنی‌بر دانش، بسیاری از سازمان‌ها با در اختیار نگه داشتن نوآوری‌هایی که در گذشته (عصر تولید انبوه) و از طریق سازمان‌های سلسله مراتبی و بسته کسب کرده‌اند، با مشکلات زیادی روبه‌رو هستند.

از آنجا که اغلب پروژه‌ها تک‌منظوره بوده و شامل وظایفی موقتی و پیچیده هستند، نمی‌توان آنها را بسادگی در قالب فرایندهای سازمانی عادی قرار داد. آنها اغلب نیازمند به‌کارگیری مدل‌های جدید سازمانی بوده و اقدامات و تکنیک‌های مدیریتی خاصی را می‌طلبند.

شرکت M3 که در نوآوری محصولات خود مشهور است، برای ارتقای نوآوری، سیستم مدیریتی دوگانه را به‌کار گرفت. مدیران پروژه‌ها، مدیریت برنامه و زمانبندی پروژه را برعهده دارند و متخصصان فنی، مسئول اجرای فعالیت‌های پروژه هستند. بر این اساس، مدیران پروژه به‌ندرت از جزئیات فناوری پروژه آگاهی دارند. از این‌نظر، مکانیزم‌های مدیریت پروژه در شرکت‌های ژاپنی متفاوت است. در این شرکت‌ها، اغلب رهبران پروژه نقشی فراتر از مدیریت پروژه را ایفا کرده و خود را درگیر جزئیات فناوری می‌کنند. تنوع تخصصی‌سازی بویژه بین رهبران و مدیران پروژه‌ها در صنایع تولیدی و صنایع فناوری اطلاعات، امری مهم و مورد نیاز است.

مدیریت دانش

دانش، مهم‌ترین منبع استراتژیک یک سازمان است. دانش، ظرفیت سازمان برای تبدیل داده‌ها به ستاده‌ها را نشان می‌دهد. «دینیورت و پروساک» (۲۰۰۰) دانش را این‌گونه تعریف کرده‌اند: «اقلامی که سازمان می‌داند یا می‌تواند بداند، مهارت‌ها و تجربیات افراد، دستاوردها، مدارک، روابط مشتریان، عرضه‌کنندگان و سایر افراد و مواردی که اغلب در پایگاه‌های داده الکترونیک وجود دارد.»

دو بعد دانش، اساس ایجاد و به‌کارگیری دانش را شکل می‌دهد:

۱ . دانش می‌تواند ضمنی یا پنهان باشد

۲ . دانش می‌تواند دانش عینی یا ذهنی باشد

به حداقل رساندن هزینه تبدیل دانش پنهان یا ضمنی به دانش آشکار، امری بسیار ضروری است.

«موکانا و تاکوچی» (۱۹۹۵) بر این باورند که دانش از طریق فرایند گفت‌و‌گو بین دانش ضمنی و دانش آشکار خلق می‌شود. تمامی این مسائل، اهمیت یادگیری سازمان و مجموعه دانش در توسعه مدیریت دانش رسمی را نشان می‌دهند. با این حال، یکی از بزرگترین چالش‌ها در رسیدن به مدیریت دانش رسمی، هماهنگ کردن دانش با نیازهای سازمانی و ترغیب افراد در به‌اشتراک گذاشتن دانش خود است.

در اقتصاد مبتنی‌بر دانش قرن ۲۱، دانش متنوع انسانی، منبع محصولات، خدمات و کسب‌و‌کار با ارزش رقابتی جدید شده است. بسیاری از سازمان‌ها، در مورد دور شدن از تولید انبوه که از قرن ۲۱ شکل گرفت، بحث می‌کنند. آنها وارد عصری شده‌اند که باید به دنبال کسب‌و‌کارهایی جدید باشند. در محیط کسب‌و‌کار گذشته، باید از طریق مدیریت رویکردهایی مانند کاهش هزینه‌ها از طریق سرمایه‌گذاری بر فناوری اطلاعات برای افزایش کارایی در فروش، برونسپاری استراتژیک و روابط کارکنان، سطحی از سوددهی کسب می‌شد. گرچه سازمان‌ها در محیطی اقتصادی با کالاها و خدمات اشباع شده، توسعه سریع اقتصادی آسیایی و جهانی شدن، دیگر نمی‌توانند بسادگی، با توسعه و تولید کالاهای ارزان‌تر و ارائه آنها به مشتریان، به سطحی از سوددهی برسند. انقلاب در فناوری اطلاعات و ارتباطات، تغییرات زیادی را برای مشتریان و سازمان‌ها در پی داشته است. به این‌دلیل، سازمان‌ها باید به‌صورت مستمر، محصولات، خدمات و کسب‌و‌کارهای خلاقانه‌ای را ارائه کنند و ارزش‌های جدیدی را به مشتریان بدهند. هرچه سازمان‌ها بزرگتر باشند، نیاز بیشتری به توسعه نوآوری و کارایی دارند و تحقق این امر، مستلزم تجمیع یافته‌ها و آموخته‌های تمامی کارکنان سازمان است.

سؤال این است که سازمان‌ها برای حفظ مزیت رقابتی خود در اقتصاد مبتنی بر دانش، چه نوع مدیریتی را باید به‌کار گیرند. یک راه‌حل، ایجاد سازمان‌های پروژه‌محور در شرکت‌هاست. در سال‌های اخیر، بسیاری از سازمان‌ها سلسله مراتب سنتی خود را مسطح‌تر و منعطف‌تر ساخته و از ساختارهایی افقی که به‌صورت تیمی ایجاد شده‌اند، استفاده می‌کنند. در محیطی که بازارها و فناوری‌ها به سرعت در حال تغییر هستند، سازمان‌های پروژه‌محور منعطف و مستقل، ساختارهای سازمانی بهینه به‌شمار می‌آیند که دانش درون و بیرون سازمان را با هم تلفیق کرده و محصولات و خدمات جدیدی را ارائه می‌دهند.

نتیجه‌گیری

شرکت‌ها و سازمان‌های ایرانی، به‌سرعت در حال توسعه ظرفیت‌های تولیدی خود هستند. برای تحقق این هدف، باید پروژه‌های عظیم طراحی و اجرا شود. در این حرکت عظیم از لحاظ سرمایه‌گذاری و توسعه، مدیریت پروژه از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر کیفیت مدیریت پروژه‌های عظیم، نامطلوب باشد، مدت اجرا طولانی شده و هزینه‌های احداث ظرفیت‌های جدید افزایش خواهد یافت. در نتیجه، بازده اقتصادی سرمایه‌گذاری‌های عظیم ملی کاهش می‌یابد. بررسی عملکرد پروژه‌های بزرگ، نشان