تاکنون کتاب ها و مقالات زيادي در حوزه برنامه ريزي منتشر شده است، اما شکست هايي که بويژه طي سال هاي اخير در شرکت ها و سازمان ها شاهد آن هستيم، نشان مي دهند که کوتاهي در تفکر و برنامه ريزي به شيوه باز، نوآورانه و مبتني بر يادگيري، هزينه زيادي را به سازمان ها تحميل کرده است. در اين مقاله سعي شده تا با استناد به يکي از جديد ترين و جسورانه ترين منابع موجود در اين زمينه، به معرفي آن دسته از عواملي پرداخته شود که مانع از تهيه برنامه اي سودمند براي موفقيت سازمان مي شوند. اين مقاله براي افرادي نوشته شده که درگير برنامه ريزي براي آينده سازمان هاي خود بوده (همه سطوح) و به دنبال دست يابي به مرجعي سريع و آسان براي برخي مفاهيم برانگيزاننده اي هستند که تفکر خلاق را هرچه بيشتر، تثبيت و موفقيت آتي افراد و سازمان ها را تضمين مي کند.
در حالي که گروه ها و مديران براي طراحي آينده شرکت ها يا سازمان هاي خود به سختي کار مي کنند، استراتژي هايي پيش پا افتاده، محدود، فاقد خلاقيت و اغلب خطرناکي را که تقريبا محکوم به شکست هستند، براي موفقيت خود برمي گزينند. در بيشتر مواقع، تفکر کهنه با ايده هاي دست نيافتني يا محدود عجين شده و دست در دست مسائل سياسي و ترس آشکار از آينده نامطمئن، باعث مي شود تا افراد هوشمند و سختکوش، تصميماتي ضعيف اتخاذ کنند.
تقريبا در تمامي شرکت ها و سازمان ها، همواره با سه موضوع زير به عنوان موانع کلي تفکر و برنامه ريزي نوآورانه مواجه مي شويم:
۱) نيازهاي کوتاه مدت که در کسب سود يا کاهش هزينه متجلي بوده و توانايي تفکر بلندمدت را سلب مي کند.
۲) اشتياق و احساس ايمني که در تقليد از رقبا، مانع نوآوري واقعي مي شود.
۳) حفاظت از سرمايه گذاري ها و هزينه هاي صرف شده اي به مثابه اجتناب از سرمايه گذاري جديد که نوعي احساس امنيت يا هاله ايمني ايجاد کرده و به نابودي خلاقيت مي انجامد.
اين موانع، غالبا به دليلي مشخص ايجاد مي شوند، آنها دربردارنده «نتايج زودبازده» هستند. با اين وجود هيچ سازماني نمي تواند در درازمدت تنها با توسل به نتايج زودبازده، به تمامي قابليت هاي خود برسد. رقابت و روند بلندمدت و اجتناب ناپذير تخريب خلاق (حتي اگر شما و رقبا، انقلابي در کسب و کار راه بيندازيد) مستلزم آن است که برنامه ريزي استراتژيک جدي گرفته شود. به همين دليل است که با وجود دشوار بودن موانع، سازمان ها هنوز هم بايد براي برنامه ريزي وقت صرف کنند. صرف وقت در اين زمينه، بسيار باارزش است زيرا مي تواند ايده ها و برنامه هايي خلاقانه تر و نوآورانه تر به بار آورد.
از لحاظ تاريخي، ايده هاي نوين قدرتمند ترين نيرو در طول دوران تاريخ بشر بوده است. ايده هاي بنياني براي خلق چيزهاي جديد، پيوسته موجوديت انساني را به پيش برده اند. بنابراين، انديشه پايه خلق سازمان هاي ما و آينده آنهاست. ريشه بسياري از برنامه ريزي راهبردي ضعيف و غيردقيق، نداشتن تفکر مناسب و ايده پردازانه است. اگر به دنبال برنامه ريزي نوآورانه هستيم، بهتر است که دريابيم انديشه هاي بکر و انگيزشي، قبلا در کجا وجود داشته اند. بايد به دنبال منبعي براي انديشه هاي غني باشيم که سست و بي پايه نبوده و از طرفي به سهولت نيز قابل استفاده باشند.
● برنامه ريزي به منزله تفکر سازماني
برنامه ريزي، اساسا فرايندي فکري است. ريشه برنامه ريزي ضعيف و غيردقيق، نداشتن تفکر مناسب و ايده پردازانه است. بنابراين نبايد به برنامه ريزي به عنوان فرايندي کنترلي نگاه کرد. چرا که برنامه ريزي در واقع نوعي فرايند يادگيري پوياست. شيوه اي است تا سازمان ياد بگيرد راه پيش روي خود را چگونه طي کرده و از طريق اتخاذ تصميمات مناسب، به نحوي مؤثرتر، رقابت کند. کيفيت و اثرگذاري هر برنامه استراتژيک، به وجود رويکرد مبتني بر يادگيري وابسته است. استراتژي، مستلزم پياده سازي تفکر در صحنه عمل است و هم از اين رو، بخش محوري فرايند تبديل ايده به عمل و واقعيت است. صورت بندي استراتژي، مستلزم داشتن تفکر کاربردي در خصوص خلاقيت و حل مسئله است. برنامه ريزي يعني يادگيري و يادگيري يعني برنامه ريزي. برنامه يادگيري بايد دستاورد اصلي برنامه استراتژيک مناسب باشد. برنامه ريزي استراتژيک يعني فرايند تفکر درباره آنچه که سازمان نياز دارد تا بياموزد. برنامه استراتژيک مجهز به مؤلفه يادگيري، روشي اثربخش است که سازمان مي تواند قوي تر، خلاق تر و نوآورانه تر عمل کند. نقش برنامه ريزي، پشتيباني از يادگيري سازماني و انعطاف پذيرسازي سازمان است تا به عنوان مزيتي رقابتي، خود را با تغيير سازگار کند. وظيفه برنامه ريزي، خلق فرايندي تعاملي و مستمر است تا سازمان بتواند با محيط سازگار شود.
● توجه يک جانبه به نيازهاي کوتاه مدت
يکي از موانع تفکر و برنامه ريزي نوآورانه، توجه صرف به نيازهاي کوتاه مدت سازماني است. در اين حالت، دغدغه ذهني رهبران سازماني، کسب سود يا کاهش هزينه است. به زعم برخي رهبران، کسب نتايج زودبازده، راهي جز اين ندارد اما تکيه بر کميت، عدد و رقم و نيز غافل شدن از محتوا و درونمايه اي که منجر به اين اعداد و ارقام مي شود، خطرات بسياري براي سازمان در پي خواهد داشت. عمده ترين کاستي، دامن زدن به تفکر کوتاه مدت است. در اين حالت، هدف سازمان بر دستيابي هرچه سريعتر به اعداد مورد نظر، تمرکز مي يابد. دارايي هاي فيزيکي، جايگاهي مهم تر مي يابد و هزينه کردن در آن، به دليل استعداد تبديل سريع به پول و زودبازده بودن نتيجه، سرمايه گذاري به حساب مي آيد، اما هرگونه سرمايه گذاري در نامشهودها، به دليل عدم بازدهي سريع در دوران عمر کاري يک مديريت، هزينه به نظر آمده و در اولويت قرار نمي گيرد.
● ساده انگاري
يکي از موانع تفکر و برنامه ريزي نوآورانه، گرفتار شدن در دام تفکر دوگانه است. تفکر دوگانه يعني برخورد ساده انگارانه با پديده ها و واقعيت هاي عيني، اتخاذ يک موضع و پافشاري بر آن و اسير شدن در چارچوب ذهني صفر و يک. برخورد ساده انگارانه با پديده ها، خلاقيت و نوآوري را از بين مي برد. برنامه ريزي ضعيف، يعني اتخاذ يک موضع و قدرت بخشيدن به آن در سازمان به گونه اي که بر تفکر، برنامه ريزي و فرايندهاي خلاقيت پروري و ايده پردازي افراد مسلط شود. چنين تفکري، به نوعي تحويلي گري منجر مي شود زيرا وحدت حقيقي يک پديده، به قسمت هاي مجزا تفکيک و همين امر سبب درک اشتباه روابط علت و معلولي مي شود. درغلطيدن در هر نوع چارچوب فکري صلب و انعطاف ناپذير، خود به خود به «گزينش دلخواه» انديشه ها و افکاري مي انجامد که فرد با آن خو گرفته و براي او کاملا جا افتاده، پذيرفته شده و ارزشمند است. بديهي است که مورد هجوم قرار گرفتن قالب ها و الگوها، حالتي از نادانستگي ايجاد مي کند و همين امر باعث ترس و در نتيجه مقاومت پنهاني فرد مي شود.
براي نيل به يک برنامه ريزي استراتژيک موفق در سازمان، بايد قالب هاي ذهني دوگانه اي را که به تحليل «يا اين يا آن» مي انجامند، شکست. در ذهن داشتن و مورد توجه قرار دادن همه جانبه هاي واقعيت عيني پديده ها، به تفکر و تحليل و يادگيري «هم اين و هم آن» مي انجامد. در اين صورت، در فرايند برنامه ريزي استراتژيک، از سرعت بي مورد و اجماع عجولانه پرهيز مي شود.
● تفکر قالبي
يکي از آفات مضر تفکر و برنامه ريزي نوآورانه، داشتن تفکر کهنه، قديمي، قالبي و تقليدي است. در موارد بسياري مشاهده مي شود که مديران سازمان ها براي طراحي آينده سازمان خود بسختي تلاش مي کنند، اما براي تحقق موفقيت برنامه هاي استراتژي پيش پا افتاده، محدود، فاقد خلاقيت و اغلب خطرناک را براي دستيابي به موفقيت برمي گزينند. دليل اين مسئله، وجود قالب هاي کهنه تفکر است که با ايده هاي دست نيافتني يا محدود عجين مي شود. محدود کردن دايره تمرکز و تفکر، گرچه درک آنچه را که موجود است آسان مي سازد، اما به نوعي ساده سازي بيش از حد مي انجامد که ريشه تفکر خلاقانه را در سازمان مي خشکاند. براي باز کردن فضاي تفکر و نگرش در فرايند برنامه ريزي، مي بايستي حتي به ايده هاي به ظاهر کوچک و بي اهميتي که توسط گروهي کوچک از افراد ارائه مي شوند، توجه کرد. گاه ممکن است که اين ايده ها و نکته ها، رابطه اي مستقيم و روشن با موضوع نداشته باشند. اما تغيير منظر و نوع نگاه باعث مي شود تا ظرفيت هاي بيشتري براي رصد ايده ها و احتمالات جديد به وجود آيد. اين نوع نگاه از زوايا و منظرهاي متفاوت و گوناگون، نوعي نگاه منشوري بوده و باعث بروز ديدگاه هايي متفاوت مي شود. گردهم آمدن افراد با عقايد، افکار، سوابق و نگاه هاي متعدد و مختلف در کنار يکديگر، باعث مي شود ديد کلان نگري بر فرايند برنامه ريزي استراتژيک حاکم شود.
● نداشتن قصد قوي و روشن
گرچه هيچ قصد و نيتي به خودي خود تاثيرگذار نيست، اما داشتن قصد قوي و روشن، انرژي آفرين بوده و براي خلق واقعيت و آينده اي که در پي آن هستيم عاملي موثر است. قصد ما، برداشت ما را تنظيم مي کند و بنابراين، درک ما را از واقعيت شکل مي دهد. نحوه تعريف و تشريح پديده ها و رخدادها از نظر ما، تعيين کننده چگونگي آنهاست. به همين علت است که افراد با قصد هاي مختلف مي توانند واقعيت هاي مختلفي را از شرايط و محيط واقعي همسان، خلق کنند. تاثيرپذيري واقعيت از قصد ما، چيزي جز نقطه نظر ما درباره آن نيست.
محيط کسب و کار مي تواند به هر دليلي و در هر لحظه اي تغيير کند و راه را براي امکان پديد آمدن احتمالات کاملا جديد بگشايد. گاه بايد با نگرش ها از جهات مختلف درپيچيد و فرضيات، باورها، ارزش ها و واقعيت هاي مسلم را به چالش فراخواند. پذيرش محدوده وسيع احتمالات، براي خلق محصولات و خدمات جديد و موفق، ضروري است.
● انعطاف ناپذيري
مسير حرکت شتابناک سازمان ها در عصر حاضر، بسيار پرفراز و نشيب است. از جمله عواملي که باعث عدم پيش بيني چگونگي تغييرات مي شود، اصرار بر ماندن در موقعيت يا جهتي خاص است. امروزه، اصل عدم قطعيت که در فيزيک کوانتوم مورد توجه قرار گرفته است، در مسائل مديريتي و از جمله برنامه ريزي استراتژيک نيز مدنظر است. مطابق اين اصل، محدوديت هايي در درک دقيق واقعيت ها وجود دارد. مثلا، درک کامل ويژگي هاي يک ايده، باعث مي شود تا درکي کامل از روند تکامل و دگرگوني آن ايده نداشته باشيم. در حوزه تفکر نيز اگر بر محتواي فکر تمرکز کنيم، جهت تفکر را از دست مي دهيم. توجه به اصل عدم قطعيت در برنامه ريزي استراتژيک سازمان، نشان مي دهد که سازمان ها به يادگيري نياز دارند زيرا هر پاسخ درست، تنها در زمينه اي محدود درست است. اهميت ذهنيت باز براي يادگيري در اين است که امکان تنظيم مجدد سازمان بر اساس محيطي تغييريافته را فراهم مي آورد. يادگيري، منجر به انعطاف پذيري مي شود و انعطاف پذيري درهاي خلاقيت و نوآوري را مي گشايد. توانايي تغيير کردن سريع تر در مقايسه با رقبا، مزيت رقابتي قابل توجهي است.
آموخته ها مي بايستي منجر به تغيير شوند. سيستم ها بايد دائما خود را در حالت توازن نگه دارند. وضعيت هاي خارج از توازن، موقعيت هاي جديد متوازن و متعادل را گسترش مي دهند. مشارکت، نگرش و اعمال ما، بر حالت توازن در چرخه مستمر بازخورد تاثير مي گذارد. انعطاف در برابر جريان مستمر اطلاعات حاصل از چرخه بازخورد، امري ضروري است.
● نگرش نادرست نسبت به محيط
درک صحيح و مطابق با واقع از محيط کسب و کار، اساس برنامه ريزي استراتژيک و تعيين درست مسير حرکت در محيط است. محيط کسب و کار، ماهيتي زنده دارد. اگر چنين درکي نسبت به محيط وجود نداشته باشد، رابطه اي پويا، زنده و فعال با محيط، تعريف و ترسيم نخواهد شد. نقش برنامه ريزي، پشتيباني از يادگيري سازماني و انعطاف پذيري سازمان است تا به عنوان مزيتي رقابتي، خود را با تغيير و محيط متغير سازگار کند طي فرايند برنامه ريزي و توسعه استراتژي، سردرگمي در برابر درک شرايط محيط کار مي تواند منجر به ناهمخواني و ناسازگاري شود. با اين ديدگاه، از برنامه ريزي به عنوان ابزار يادگيري براي فهم بهتر محيط کسب و کار ياد مي شود.
● عدم توجه به وجه انساني برنامه ريزي
برنامه ريزي، فرايندي انساني است. برنامه ريزي خوب، توسط اشخاص يا تيم هايي صورت مي گيرد که خود آنها متوازن و متعادل هستند. توازن به مفهوم برقراري تعادل بين قلب و خرد است. ضرورت اين مسئله زماني آشکار مي شود که باور کنيم وظيفه برنامه ريزي، نگاه متعادل و متوازن به تمامي جنبه هاي احتمالي و سناريوهاي گوناگون پيش رو است. بايد به همه چيز توجه کرد. کسب و کاري که هدف اصلي آن سود رساندن به «تمامي ذينفعان» است، بايد چشم اندازي فراتر از علاقه به کسب سود و غلبه بر رقبا داشته باشد.
سازمان نيز مانند محيط، هويتي جمعي واقعا زنده دارد. عاملي در لايه زيرين و پنهان سازمان وجود دارد که فراتر ار صورت هاي سود و زيان و دارايي هاي مادي، زمينه چرخش امور سازمان و اخذ انرژي لازم را فراهم مي سازد. ايده هاي جذاب در سطوح سازمان، موجد و مولد انرژي تلقي مي شوند. ايده ها، امواجي هستند که از درياي ذهن افراد پديد مي آيند و سازمان را به حرکت وا مي دارند. وقتي ايده هاي خوب با ارزش هاي جاري مشتريان پيوند خورده و تجلي مي يابد، موقعيت سازمان تضمين مي شود. يکنواختي کار و روزمرگي کار، کشنده فکر انرژي بخش و خلاق است. رفتار احترام آميز طي فرايند برنامه ريزي استراتژيک، تفکر مشارکت جويانه و نوآورانه را ترويج و تشويق مي کند.
● نتيجه
برنامه ريزي، فرايندي انساني و پوياست که توسط اشخاص يا گروه ها شکل مي گيرد. به همين علت بايد از توازن و تعادلي همه جانبه برخوردار باشد؛ توازني که مبتني بر دل و انديشه است و نگرشي کلان به مسائل و موضوعات دارد. نقش برنامه ريزي نيز پشتيباني از يادگيري سازماني و انعطاف پذيري سازمان است تا به عنوان مزيتي رقابتي، خود را با تغييرات و محيط متغير سازگار کند. اساس برنامه ريزي استراتژيک و تعيين درست مسير حرکت در محيط، درک صحيح و مطابق با واقع از محيط کسب و کار است.
اگر اين درک از آغاز وجود نداشته باشد، تعاملي پويا و فعال با محيط، تعريف و ترسيم نخواهد شد. ريشه شکست برنامه ريزي در سازمان ها، دور کردن آن از فرايند يادگيري سازماني و محدود ساختن آن به انجام پروژه هايي محدود و منزوي از جريان کسب و کار است. سازمان ها براي برون رفت از اين معضل، بايد موانع مسير را بشناسند تا بتوانند اقدام به کنار زدن آنها کنند. استفاده از مباني فکري و نظري مفاهيمي مانند عدم قطعيت که در فيزيک کوانتوم مطرح است، بخوبي مي تواند ديدگاه انعطاف گرايانه و تلقي هاي نوآورانه را بر برنامه ريز هاي سازماني تقويت کند.