امروزه تغییر مهمترین عامل مؤثر در مدیریت کسب و کار موفق محسوب میشود. سازمانها (و افراد شاغل در آنها) باید نگرش مثبتی نسبت به مسأله تغییر داشته باشند تا از این طریق توان رقابتی خود در بازارهای تهاجمی امروزی را حفظ کنند. عدم توجه به یک روند در حال تغییر ممکن است بسیار پر هزینه باشد این مقاله به مدیران میآموزد که برای بقای خود چگونه همواره یک گام از رقبا جلوتر باشند، روند تغییرات را تعیین کنند، و رهبری یک پروژه تغییر را بر عهده بگیرند. این مقاله در قالب ۱۰۱ نکته کلیدی طراحی شده و به مدیران توصیه میشود علاوه بر مطالعه دقیق به آن عمل کنند، در انتها یک تمرین خودآزمائی ارائه شده است که به کمک آن میتوانید مهارتهای خود در مدیریت تغییر از ارزیابی کنید و آنها را توسعه دهید. ● ضرورت تغییر تغییر کلیه جنبههای زندگی را تحت تأثیر قرار میدهد. اتخاذ یک رویکرد آینده نگر تنها راهی است که به کمک آن میتوانید آینده را، چه بهعنوان یک فرد و چه بهعنوان یک سازمان، در دست بگیرد. بنابراین، پذیرای تغییر باشید و یاد بگیرید که عناصر مثبت آن را توسعه دهید. ۱) کلیه تغییراتی را که مد نظر دارید یادداشت و برای ایجاد آنها برنامهریزی کنید. ۲) اگر احساس میکنید که در برابر تغییر مقاوم هستید، در جستجوی علت آن باشید. ۳) در جستجوی افراد پذیرای تغییر باشید و با آنها هم پیمان شوید. ۴) قبل از تبعیت از خط مشی دیگران کمی فکر کنید. ● شناخت علل تغییر برای کار آمدن با سرعت روز افزون تغییرات، در درجه اول باید علل زیربنائی آنها شناسائی شوند. برخی از تغییرات مشخص در ساختار داخلی سازمانها و بازارهای خارج از آنها زائیده تغییرات گسترده در جامعه، اقتصاد یا تکنولوژی هستند. ۵) در برابر شرایط عدم اطمینان واکنش مثبت نشان دهید و از تغییر اجتناب کنید. ۶) کنجکاوی را در خود پرورش دهید تصور کنید که همیشه باید مطلعترین فرد باشید. ۷) از تکنولوژی اطلاعات جدید نهراسید و با تسلط بر آن سعی کنید بهرهبرداری لازم را به عمل آورید. ۸) بهخاطر داشته باشید که تکنولوژی بهسرعت و روز به روز در حال تغییر است. ● شناسائی منابع تغییر تغییر ممکن است از جهات مختلف نشات بگیرد. از جانب مافوق یازیردستان درون سازمان، از خار از سازمان و یادر اثر ابتکار فردی سعی کنید از کلیه منابع احتمالی تغییر آگاه شوید و از هر کجا که نشأت گرفته است، پذیرای آن باشید. ۹) صرف نظر از منبع تغییر، از کلیه نوآوریها در جهت ایجاد آن استقبال کنید. ۱۰) در برابر تغییرات خارج از سازمان، همواره واکنش مثبت نشان دهید. ۱۱) زیر دستان را به ارائه ایدههای جدید در جهت ایجاد تغییر تشویق کنید. ● طبقهبندی انواع تغییر بهطور کلی میتوان تغییرات را به دو دسته تدریجی و بنیادی تقیسم کرد. هر یک از این دو نوع تغییر به انواع مختلف و ترکیبات گوناگون تقسیم میشوند. شناخت نوع تغییری که با آن سروکار دارید به شما کمک میکند که راحتتر و به شیوه اثر بخشتر به آن دست پیدا کنید. علاوه بر این، با شناخت نوع تغییر بهتر میتوانید واکنش دیگران نسبت به تغییر مورد نظر را تعبیر و تفسیر کنید. ۱۲) اثرات ترکیبی ناشی از انواع مختلف تغییر را مد نظر قرار دهید. ۱۳) هنگام تجزیه و تحلیل تغییر به بسترهای کوتاه مدت و بلند مدت توجه کنید. ۱۴) از بحرانها، تجربه کسب کنید و مطالب مفیدی بیاموزید تا بتوانید از بروز مجدد آنها جلوگیری کنید. ۱۵) هدف خود را بر کسب برابری یا پیشی گرفتن از بهترین الگوئی که میشناسید متمرکز کنید. ۱۶) برای برنده شدن سعی کنید با رقبا متفاوت و از آنها بهتر باشید. ● تمرکز بر اهداف اگر مدیران خود را ندانند، نمیتوانند برای رسیدن به آن تغییر کنند. اگر آنها ندانند در حال حاضر کجا هستند، نمیتوانند مسیر درست را آغاز کنند و این نقاط ابتدائی و انتهائی را بهعنوان اولید قدم در شناسائی موارد نیازمند تغییر معین کنید. ۱۷) نقاط قوت و ضعف سازمان خود را به شیوهای واقع بینانه مورد ارزیابی قرار دهید. ۱۸) برای بیان دورنمای کاری خود از یک یا دو جمله کوتاه استفاده کنید. ۱۹) همیشه سعی کنید فرهنگ سازمانی را از طریق افراد تغییر دهید و نه برعکس. ● تشخیص تقاضا برای تغییر موفقیت شما در گرو راضی کردن مشتریان است. مشتریان ناراضی به سایر عرضه کنندگان کالا و خدمات مراجعه میکنند و کارکنان ناراضی (که در واقع همان ”مشتریان“ داخلی شما هستند) یا درست کار نمیکنند یا سازمان را ترک میکنند، نیازهای این دو گروه از مشتران را مورد بررسی قرار دهید و سعی کنید تغییرات لازم جهت ارضای این نیازها را بهعمل آورید. ۲۰) سعی کنید هم نیاز کارکنان و هم نیاز مشتریان را برآورده سازید. ۲۱) به مشتریانی که شکایت میکنند احترام بگذارید. آنها به شما میگویند که چه چیزهائی را باید تغییر دهید. ۲۲) فراموش نکنید که کیفیت یک محصول به کیفیت فرآیند تولید آن بستگی دارد. ۲۳) از مقیاسهای عینی بهدست آمده از پاسخهای مشتریان بهرهبرداری کنید. ● انتخاب تغییرات ضروری برنامههای تغییر برای استمرار و دوام باید جامعیت کامل داشته باشند با وجود این، مراقب باشید که با معرفی تغییرات خاص متعدد باعث پریشان خاطری افراد نشوید: چند الویت مهم را مشخص کنید که تغییر در آنها بیشترین تأثیر را بهدنبال خواهد داشت و فقط بر روی همان موارد تأکید کنید. ۲۴) زمینههای اصلی تغییر ار الویتبندی و سپس توجه خود را بهطور کامل و گسترده متوجه آنها کنید. ۲۵) هدف از هر گونه تغییرات برنامهریزی شده را برای خود کاملاً روشن کنید. ۲۶) تلاش خود را فقط بر روی چند فرآیند مهم متمرکز کنید. ۲۷) برای ایجاد تغییر یک برنامه روان و منسجم تدوین کنید. ارزیابی پیچیدگی برای برنامهریزی و مدیریت اثر بخش تغییر، لازم است که برآورد واقع بینانهای از میزان پیچیدگی بر چه کسانی تأثیر مستقیم و غیر مستقیم خواهد داشت. سپس باید مؤلفههای مختلف را بهنحوی روشن و کارآمد تقسیم، کمی سازی و سازماندهی کنید. ۲۸) در مورد هر تغییر از خود بپرسید که چه تأثیر بر افراد درگیر در آن خواهد داشت. ۲۹) ابتدا تغییرات پیشنهادی را در مقیاسی کوچکتر آزمایش کنید. ۳۰) اگر توجیه کردن تغییر نیازمند استدلالهای پیچیده است ، از آن دست بکشید. ۳۱) از تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی برای برنامهریزی وظایف استفاده کنید. ● شیوههای مشارکت دادن افراد افرادی که تحت تأثیر تغییرات قرار میگیرند از نظر نوع نگرش و نیازها با یکدیگر تفاوت دارند. برنامههای اثر بخش تغییر باید به اندازه کافی انعطافپذیر باشند تا بتوانند با این تفاوتها هماهنگی پیدا کنند. برای انتخاب افرادی که باید در ایجاد تغییرات مشارکت داشته باشند و در مورد نحوه مشارکت آنها به دقت برنامهریزی کنید. ۳۲) هنگام برنامهریزی برای ایجاد تغییر، سیاستهای خود را در مورد نحو برخورد با افراد تعیین کنید. ۳۳) آموزش را وسیلهای برای مشارکت دادن افراد در پروژههای تغییر قرار دهید. ۳۴) اگر برای افراد سوء تفاهم پیش آمده از آنها عذر خواهی کنید و توضیحات لازم را به آنها به دهید. ۳۵) همه افراد را در برنامه ریزی حداقل یک پروژه تغییر مشارکت دهید. ۳۶) به کلیه گروهها آنقدر استقلال بدهید تا بتوانند در تعیین اهدافشان راساً اقدام کنند. ۳۷) مشاوران را به ارائه توضیحات روشن و برنامه زمانی کوتاه و مختصر ملزم کنید. ۳۸) اگر در مورد تغییر قولی میدهید حتماً به آن عمل کنید. ۳۹) مربیان ورزشی موفق را سر مشق خود قرار دهید و مانند آنها افراد را به پیشروی تشویق کنید. ● انتخاب مقیاس زمانی مقیاس زمانی مورد نیاز برای انواع مختلف تغییر بسیار متفاوت است. مدیران بهعنوان عوامل تغییر ناچارند اهداف بلند مدت را مدنظر قرار دهند و در عین حال (بهویژه به هنگام بحرانها) سایر تغییرات کوچکتری که فقط چند روز با چند هفته به طول میانجامد را برنامهریزی کنند. ۴۰) خود را در چارچوب سالهای مالی محصور نکنید. این مرزها کاملاً قراردادی هستند. ۴۱) تصمیم بگیرید که هر هفته یک ایده تازه معرفی کنید. ۴۲) افراد را تشویق کنید که برای تغییرات آنی، ایده تازه بدهند. ۴۳) برنامهریزی شما برای ایجاد تغییر باید مرحله به مرحله باشد تا افراد راحتتر آن را بپذیرند. ● تهیه برنامه عمل براساس اطلاعات جمعآوری شده یک برنامه عمل دقیق تهیه کنید. این برنامه عمل باید روشن، مختصر و با استفاده از شیوههای تصویری طراحی و برنامهریزی تهیه شود. نظرات افرادی که از برنامه مذکور تأثیر میپذیرند را مدنظر قرار دهید و آن را بهطور منظم بازنگری کنید. ۴۴) به نقطه نظرات افراد بهطور کامل توجه کنید. ۴۵) همراه با تغییرات شرایط، برنامهها را (حتی بهصورت بنیادی) تعدیل کنید. ۴۶) حتماً برنامه عمل خود را به شیوههای صحیح معرفی و ارائه کنید. ۴۷) حتماً مهارتهای لازم جهت استفاده از تکنیکهای برنامهریزی را کسب کنید. ۴۸) حداقل هفتهای یک بار برگ کنترل خود را مرور و آن را به روز کنید. ۴۹) همواره برنامههای زمانی را با افرادی که در کار مشارکت دارند چک کنید تا از عملی بودن آنها مطمئن شوید. ● پیشبینی اثرات تغییر پس از تهیه برنامه تغییر اولیه به دقت در مورد پیامدهای آن فکر کنید. مزیتهای حاصل از این برنامه باید به مراتب بیشتر از مضرات آن باشند. کلیه پیش نیازها و شرایط لازم برای اجرای برنامه را ارزیابی و یک برنامه احتیاطی، بهعنوان پشتیبان تهیه کنید. ۵۰) از پروژههای تغییر انتظار اصلاحات بزرگ داشته باشید. ۵۱) در آغاز یک برنامه تغییر به افراد وعده قدردانی و پاداشهای فردی و گروهی بدهید. ۵۲) هرگز حمایت افراد از برنامه عمل خود را قطعی و مسلم فرض نکنید. ۵۳) هرگز برای متقاعد کردن افراد نسبت به تغییر، به آنها رشوه ندهید. ۵۴) روحیه افراد را بهدقت زیر نظر داشته باشید و با پایدار شدن نشانههای تضعیف روحیه فوراً اقدام کنید. ۵۵) با مسأله بیکار شدن تعدادی از کارکنان در اثر ایجاد تغییرات برخورد احساسی نکنید. ● پیشبینی مقاومت در برابر تغییر تغییر معمولاً با قدرتی مقاومت همراه است. با وجود این، شما میتوانید از طریق پیشبینی مقاومت و درک خویشتنداری افراد از بروز تغییر، پیش دستی کنید و از مقاومت تا حد زیادی به نفع خود بهرهبرداری کنید. در برنامههای خود جائی برای اعتراضات افراد در نظر بگیرید و برای پاسخگوئی به آنها شواهد و مدارک کافی جمعآوری کنید. ۵۶) اگر هیچ مقاومتی در برابر تغییر مشاهده نکردید، کاملاً مراقب باشید ممکن است مقاومت افراد بهصورت پنهانی باشد. ۵۷) برای مقابله با منتقدان و افراد محافظه کار تعدادی دوست و هم پیمان برای خود پیدا کنید. ۵۸) همواره در مورد اثرات نامطلوب احتمالی که ممکن است در پی تغییرات حاصل شوند. بیپرده صحبت کنید. ● آزمایش و کنترل برنامهها بدون آزمایش و کنترل دقیق و مکرر، میزان ریسک برنامهها بسیار بالا، و تقریباً در تمامی موارد، نتایج آنها نامطلوب خواهد بود. استفاده از طرحهای آزمایشی خوب به همراه یک نظارت روشمند میتواند موجب تقویت و بهتر شدن برنامهریزی کلی شما شود. ۵۹) با اجرای آزمایشی برنامههای خود در بسترهای مختلف، آنها را امتحان کنید. ۶۰) هنگام بازنگری نتایج طرح آزمایشی، عوامل متغییر را مد نظر داشته باشید. ۶۱) کاستیهای موجود در عملکرد را تجزیه و تحلیل و علل آنها را مشخص کنید. ۶۲) از افراد بهخاطر انتقادات و اعتراضات مفیدشان تشکر کنید. ● اطلاع رسانی در مورد تغییر برای یک شروع خوب، اطلاعرسانی بسیار حائز اهمیت است اما در عین حال نمیتوانید در این کار زیاده روی کنید. افراد در برنامهریزی مشارکت داشته و خواه نداشته باشند، در هر صورت تا میتوانید با استفاده از یک سری روشهای برقراری ارتباط آنها را هر چه سریعتر به هم نزدیک کنید. ۶۳) بهخاطر داشته باشید که صداقت بهترین سیاست نیست، بلکه تنها سیاست است. ۶۴) برای تقویت پیام تغییر، بیانیههای مربوط به دورنمای کاری را بهطور خلاصه به نمایش بگذارید. ۶۵) در هر برنامه تغییر حتماً آموزشهای لازم برای مهرههای اصلی برنامه را تدارک ببینید. ۶۶) تا آنجا که ممکن است با کلیه افراد بهصورت انفرادی در مورد برنامههای تغییر صحبت کنید. ۶۷) هنگامی که در مورد مزایای تغییر قولی به افراد میدهید نسبت به اجراء آن امیدوار و در عین حال کاملاً واقع بین باشید. ۶۸) اشکال از خود خبر است! گوینده را بهخاطر دادن خبر بد و شنونده را بهخاطر عکسالعمل ناخوشایند در مقابل شنیدن خبر بد سرزنش نکنید. ● واگذاری مسئولیت برنامههای تغییر ماهیتاً نیازمند رهبری هستند در عین حال، این برنامهها باید پیروانی با انگیزه، متعهد و پرتحرک نیز داشته باشند. ”عوامل تغییر“ که در موقعیتهای کلیدی قراردارند، چه بهعنوان رهبر و چه بهعنوان پیرو، نقش بسیار مهمی را در فرآیند تغییر ایفا میکنند. ۶۹) قبل از آغاز برنامه تغییر، عوامل تغییر را در موقعیتهای کلیدی قرار دهید. ۷۰) افرادی که برای رهبری تغییر انتخاب میکنید باید از برنامه تغییر حمایت همه جانبه به عمل آورند. ۷۱) با پنهان کاری مبارزه کنید. جزء در موارد ضروری از مخفی کردن اطلاعات خودداری کنید. ● ایجاد تعهد برخورداری از حمایت افراد برای موفقیت پروژههای تغییر امری ضروری است. از مهارتهای رهبری برای ایجاد و افزایش تعهد در آنها استفاده کنید. با نشان دادن رفتار متعهدانه الگوی دیگران شوید. از طریق تشکیل جلسات مستمر و ایجاد سیستمهای ارتقاء انگیزه و مشارکت، افراد را به حمایت از پروژه تغییر ترغیب کنید. ۷۲) به افراد یادآوری کنید که تغییر برای همه است، نه فقط برای عده خاص. ۷۳) با نشان دادن تعهد خود نسبت به پروژه تغییر، الگوی دیگران شوید. ۷۴) از جلسات منظم برای برجسته سازی موفقیتها و پیشرفتهای حاصله استفاده کنید. ● تغییر فرهنگ فرهنگ یک سازمان از رفتار افراد شاغل در آن شکل میگیرد و سپس به نوبه خود بر نحوه رفتار آنها تأثیر میگذارد. هدایت فرهنگ سازمان خود را به شیوههای مختلف در دست بگیرید تا بتوانید از آن برای حمایت از برنامههای تغییر استفاده کنید. ۷۵) دکوراسیون محل کار افراد را تغییر بدهید تا روحیه آنها عوض شود. ۷۶) ولخرجی به هنگام جشن گرفتن و بزرگداشت موفقیتهای مهم اشکال ندارد. ۷۷) اگر جشنی ترتیب داده شد، حتماً در آن شرکت کنید. ۷۸) اجازه دهید گروهها در مورد نحو تقسیم پاداشهای مالی تصمیم بگیرند. ● کنترل مقاومت بزرگترین چالش که پیش روی مدیران قرار دارد غلبه بر موانع (بهویژه موانع احساسی) موجود بر سر راه پذیرش تغییرات است. هرچند که با برنامهریزی دقیق میتوان بسیاری از مشکلات را پیشبینی کرد، اما با وجود این لازم است که به تغییر و تفسیر اشکال مختلف مقاومت بپردازید و آنها را کنترل کنید. ۷۹) سعی کنید این احساس را در افراد به وجود آورید که گمان کنند نقش آنها از لحاظ استراتژیک بسیار مهم است. ۸۰) اگر در طول چرخه تغییر روحیه افراد ضعیف بود با آنها نرم و ملایم رفتار کنید. ۸۱) مقاومت را هرقدر هم که دور از ذهن بهنظر برسد جدی بگیرید و به نحوی اثر بخش آن را کنترل کنید. ۸۲) یک صندوق پیشنهادات اختصاصی برای پروژه تغییر در نظر بگیرید. ۸۳) دلایل سکوت افراد را بررسی کنید. سکوت الزاماً به معنای خوب بودن اوضاع نیست. ۸۴) افراد را متقاعد کنید که تغییر همواره به معنی فرصت است. ● نظارت بر پیشرفت ارزیابی دقیق و مکرر از پیشرفت برنامه تغییر برای حصول اطمینان از اثربخش بودن آن ضرورت دارد. صرف تهیه یک سری اعداد و ارقام در فواصل زمانی منظم کافی نیست. لازم است که عوامل نامحسوستر را نیز مورد توجه قرار دهید و سپس هر دو را با موفقیتهای مورد انتظار مقایسه کنید. ۸۵) فقط مقیاسهائی که به وضوح نشانگر نتایج و میزان پیشرفت هستند را بررسی و تهیه کنید. ۸۶) اگر عملکرد افراد مناسب نیست، ابتدا نحوه هدفگذاری و اندازهگیری آن را مورد بررسی قرار دهید. ۸۷) چند مقیاس مهم و اصلی برای قضاوت در مورد میزان موفقیت پیدا کنید. ● بازنگری پیش فرضها برنامههای تغییر غیر قابل تغییر نیستند. اگر این برنامهها تغییر پیدا نکنند این احتمال وجود دارد که افراد در بلند مدت به تدریج شورو اشتیاق خود را از دست بدهند و از طرفی سنخیف برنامه با نیازهای روز از بین برود. خط مشیهای بلند مدت را بهطور منظم مرود بازنگری قرار دهید. رعایت این مسأله به اندازه برنامهریزی اولیه برای موفقیت برنامه تغییر ضرورت دارد. ۸۸) ارتباط پروژه با محیط متغیر پیرامون آن را بهطور مستمر بررسی کنید. ۸۹) پروژههای در حال شکست را کنار نگذارید. به جای این کار مجدداً آنها را بررسی، تقویت و با شرایط جاری منطبق کنید. ۹۰) بار تغییرات را بیش از حد سنگین نکیند اینکار ممکن است تأثیر انفرادی هر یک از پروژهها را از بین ببرد. ۹۱) هرگز تصور نکنید از کر افراد خبر دارید. همیشه در این مورد از آنها سئوال کنید. ۹۲) برای تداوم بخشیدن به روند تغییر، اهداف چالش برانگیز تعیین کنید. ۹۳) حتماً تمام افراد را در جریان تجدید نظرهای بهعمل آمده در اهداف قرار دهید. ۹۴) از وجود افرادی که در موفقیتهای برنامههای تغییر نقش کلیدی داشتهاند، نهایت استفاده را ببرید. ● حفظ انگیزه حرکت برنامههای تغییر، جریانهای غیر قابل انقطاع نیستند، ممکن است ای برنامهها مسیر خود را تغییر دهند، از حرکت بازایستند و دوباره شروع شوند. چنانچه برنامه تغییر هم از نظر خود و هم از نظر مجریان آن بهصورت ادواری تکرار و به روز نشود، نهایتاً سازمان انگیزه خود را در جهت ایجاد تغییر از دست خواهد داد. ۹۵) به نظرات افراد در خصوص توسعه توجه و اهداف پیشنهادی آنها را یادداشت و نگهداری کنید. ۹۶) برای ارتقاء عملکرد و توسعه توانائیهای خود از راهنمائی خودآموز استفاده کنید. ۹۷) برای همه افراد و از جمله برای خودتان، اهداف آموزشی تعیین کنید. ۹۸) هر برنامه تغییر باید بهطور مستمر باعث افزایش سوددهی شود. ● اعمال تغییرات بیشتر ایجاد تغییرات مستلزم تلاش و کوشش بسیار است. اگر قرار باشد که تغییرات نیمه کاره رها شوند یا شرایط به وضعیت اول برگردد و یا از آنها بهعنوان مبنائی برای ایجاد تغییرات بیشتر استفاده نشود، در واقع این تلاش و کوشش بیحاصل بوده است. مدیران موفق علاوه بر زمان حاصل، برای آینده نیز برنامهریزی و تغییر را به بخش مهمی از فرهنگ سازمانی خود تبدیل میکنند. ۹۹) هنگام ارزیابی عملکرد گروه از استانداردهای دقیق و دشوار استفاده کنید. ۱۰۰) فقط افرادی که نسبت به ایجاد تغییر در خود احساس تعهد میکنند را ارتقاء دهید. ۱۰۱، برنامهریزی، اجراء، بازنگری، به روز سازی و اعمال تغییرات بیشتر برای کسب موفقیت ضرورت دارند. ● سخن آخر برنامه تغییر را طوری انسجام دهید که هر مرحله از آن بر مبنای مراحل قبلی انجام شود. برای کمک به زنده نگه داشتن تغییر، به تعدیل فرآیندهای سازمانی ادامه دهید. هر سیستمی پس از مدتی کارئی مطلوب خود را از دست میدهد. برای جلوگیری از رکود وایستائی، نقش افراد شاغل در یک بخش را با یکدیگر عوض کنید. همواره به جلو پیش بروید و هر پروه تغییر را بر مبنای پروژه قبلی انجام دهید. به این ترتیب افراد و کل سازمان از دستاوردهای حاصل از تغییر منتفع خواهند شد. |