وظایف مدیر منابع انسانی چیست؟
نیروی کار، مهم‌ترین سرمایه و دارایی هر شرکتی محسوب می‌شود. از این‌رو لازم است، برای پیشرفت شرکت و دستیابی به اهداف آن، این سرمایه‌های مهم مدیریت شوند. بخش مدیریت منابع انسانی در هر شرکتی این وظیفه را بر عهده دارد. به‌همین دلیل می‌توان گفت، مدیریت منابع انسانی از مهم‌ترین و حساس‌ترین واحدهای سازمان‌هاست که با مدیریت خوب و حرفه‌ای خود، می‌تواند موجب رشد دائم سازمان شود، به‌نحوی که هم کارفرما و هم کارمندان از این بابت سود ببرند. طبیعی است که برای بهبود مدیریت باید ابتدا با وظایف آن آشنا بود. این مقاله به بررسی وظایف مدیر منابع انسانی می‌پردازد و کمک می‌کند یک قدم به حرفه‌ای شدن نزدیک‌تر شوید.
با پیشرفت تکنولوژی، روش‌های جدید جایگزین روش‌های قدیمی شده‌اند. یکپارچه و جهانی شدن در حال افزایش است و شرکت‌ها در همه جای جهان گسترش یافته‌اند. فاصله‌ی جغرافیایی دیگر محدودیت محسوب نمی‌شود و اقتصاد در فراز و نشیب و تحول دائمی قرار گرفته است. از طرفی قوانین و آئین‌نامه‌های سخت‌گیرانه هم باعث ناآرامی بیشتر اوضاع می‌شود.
در این بین، نقش مهمی که کمتر به آن توجه می‌شود، نقش منابع انسانی است. مدیران منابع انسانی به‌طور پیوسته درگیر یکپارچه‌سازی عملیات و استراتژی‌های کسب‌وکار با وجود محصولات، خدمات، ایده‌ها و فرهنگ‌های مختلف هستند. این افراد که قبلا محدود به انجام کارهای ابتدایی در حد ثبت و بایگانی سوابق کارکنان بودند، حالا با مسائل پیچیده‌تری مثل تنوع نیروهای کاری، تعهدات حقوقی و مدیریت استراتژیک اهداف سازمان سروکار دارند.
با این پیش زمینه اجازه دهید وظایف مرسوم و سنتی مدیران منابع انسانی را شرح دهیم:
استخدام
استخدام یکی از مسئولیت‌های اصلی تیم منابع انسانی است. اعضای منابع انسانی وظیفه دارند که با برنامه‌ریزی برای جایگاه شغلی مورد نیاز، کاندیدهای مناسب را استخدام کنند. همچنین وظیفه دارند که واسطه‌ای بین کارفرما و متقاضی کار باشند و قبل از استخدام فرد مورد نظر، او را از قوانین و سیاست‌های شرکت و شرایط قرارداد، باخبر کنند. مدیران منابع انسانی با این قدم، کار خود را آغاز می‌کنند که شاید یکی از مهم‌ترین جنبه‌های شغلی یک مدیر منابع انسانی حرفه‌ای باشد. استخدام دو هدف دارد:
۱. جذب استعداد
جذب استعداد با اولین برنامه‌ریزی برای استخدام نیروی انسانی در شرکت، آغاز می‌شود. در ابتدا می‌بایست نیازهای شرکت بررسی شوند و سپس برنامه‌ای تدوین شود تا با استخدام استعدادهای حرفه‌ای، به این نیازها پاسخ داده شود. برای این کار هم نیاز هست تا با ایجاد یک تصویر و ذهنیت خوب از شرکت، کاندیدهای توانا و بااستعداد جذب شوند.
به دلیل گسترش رسانه‌های مختلف و آگاهی کارکنان از حقوق خود، جنبه‌ی برندسازی شرکت و کارفرما از اهمیت زیادی برخوردار شده است. دیگر برداشتن بهترین قدم کافی نیست، بلکه باید در ادامه‌ی راه هم به نفع کارکنان، کارهای خوب و صادقانه‌ای انجام شود. نهایتا این‌که مدیر منابع انسانی نیاز به این دارد که طی فرایند استخدام، استراتژی‌ها و ترفندهای دقیقی داشته باشد.
۲. استخدام منابع
این قسمت، جایی است که استراتژی‌های استخدامی به‌کار گرفته می‌شوند. در عصر حاضر، برای جذب بهترین استعداد در بازار، رقابت شدیدی وجود دارد. در این رقابت تنگاتنگ، مدیر منابع انسانی باید از تمام توان ممکن خود برای جذب بهترین نیروی کار استفاده کند.
کارهایی که برای رسیدن به این هدف باید انجام شود عبارتند از: پیدا کردن مکان‌های مرتبط برای جست‌وجو، جذب حداکثر کاندیدهای ممکن به‌وسیله‌ی محیط‌های ارتباطی متنوع، جمع‌آوری تمام درخواست‌ها، حذف درخواست‌های نامرتبط و انتخاب بهترین افراد برای دعوت به مصاحبه. پس از آماده شدن لیست نهایی، مدیر منابع انسانی باید مانند یک واسط و مذاکره‌کننده بین شرکت و فرد متقاضی استخدام، طوری عمل کند که هر دو طرف سود کنند.
آموزش منابع
با استخدام کاندید مناسب برای شغل مد نظر، کارها تمام نمی‌شود. شرکت‌های مختلف کارهای خود را به‌صورت متفاوتی انجام می‌دهند. بنابراین کارکنان جدید باید آموزش داده شوند تا با الگوی کاری شرکت آشنا شوند. بخش منابع انسانی باید در این برنامه آموزشی مشارکت داشته باشد تا هر کارمند را بر اساس موقعیت کاری مدنظر آموزش دهد. این کار باعث انگیزه دادن به کارمندان و حفظ آنها می‌شود.
برای مؤثر و مفید بودن آموزش کارمندان جدید و همچنین هماهنگ شدن آنها با نحوه‌ی انجام کارها، می‌توان این آموزش‌ها را در حین کار به آنها ارائه داد. این آموزش نه تنها این‌که کمک به کارمند جدید خواهد بود، بلکه باعث به‌وجود آمدن دید بهتری از نحوه‌ی انجام کار برای تیم منابع انسانی می‌شود. پس از اتمام آموزش، بخش منابع انسانی نقش مهمی در ارزیابی نتایج حاصل از برنامه‌های آموزشی و درجه‌بندی کارکنان خواهد داشت.
پیشرفت حرفه‌ای
از لحاظ حرفه‌ای، رشد و پیشرفت کارمندان هم برای خودشان و هم برای شرکت یک امتیاز محسوب می‌شود. نوشتن نام کارمندان در کنفرانس‌ها، رویدادهای تجاری و سمینارهایی که در حوزه‌ی علاقه‌ی آنها قرار دارد، باعث می‌شود حس کنند به آنها اهمیت داده شده است و این‌که نقش مهم و تأثیرگذاری در شرکت دارند. بنابراین انگیزه و تعهد آنها افزایش پیدا خواهد کرد. از طرفی هر چقدر کارمندان ماهرتر باشند، برای شرکت مفیدتر خواهند بود. به این ترتیب هر دو طرف سود خواهند برد.
این وظیفه‌ی سرپرست منابع انسانی است که علایق کارمندان را بداند و به‌دنبال ایجاد موقعیت‌هایی برای رشد علایق و مهارت‌های آنها باشد. مثلا اگر کارمندی می‌خواهد روی تکنیک‌های سئو مسلط شود، مدیر منابع انسانی باید او را در سمینارها و کنفرانس‌هایی که در همین زمینه است، ثبت‌نام کند.
ارزیابی
مدیر منابع انسانی باید به‌طور مرتب عملکرد کارمندان را بررسی کند. این کار به کارمندان کمک می‌کند خود را ارزیابی کنند تا ببینند آیا در حد انتظارات کار کرده‌اند یا نه. بنابراین برای بهبود عملکردشان سعی می‌کنند بهتر کار کنند.
نقش بخش منابع انسانی (به‌خصوص مدیر آن) در این کار این است که به‌طور مرتب گزارش‌های ارزیابی تهیه کند و آنها را بررسی نماید. تیم منابع انسانی باید به‌طور جداگانه با کارمندان ارتباط برقرار کند و بازخورد یا پیشنهاد واضحی درباره‌ی عملکردشان به آنها ارائه دهد. استفاده از «پاداش» به کارمندان انگیزه می‌دهد و در نتیجه باعث بهره‌وری و تعهد بیشتر آنها می‌شود.
حفظ فرهنگ محیط کار
یکی دیگر از وظایف منابع انسانی حفظ سلامتی، امنیت و لذت‌بخش بودن محیط کار است تا جو راحتی بین کارمندان برقرار باشد. حذف هرگونه عامل استرس‌زا یا نامناسبی که مانع عملکرد خوب کارکنان می‌شود یکی از این کارهاست. تا حد ممکن باید جو کاری به بهترین شکل خود باشد، چون عملکرد هرکس تا حد زیادی به فضایی که در آن کار می‌کند بستگی دارد.
در محیط کاری مناسب، کارمندان به‌راحتی با هم در ارتباط هستند و نظرات خود را ابراز می‌کنند. بخش منابع انسانی باید دارای نگرشی باز باشد و با کارمندان ارتباط دوستانه‌ای برقرار کند. این بخش باید با همه‌ی کارمندان رفتار برابری داشته باشد. به این ترتیب در دراز مدت، تعهد کارکنان و میزان رضایت آنها افزایش پیدا خواهد کرد.
حل اختلافات
جایی که افراد مختلف در کنار هم باشند قطعا دیدگاه‌های مختلفی وجود خواهد داشت و اختلافات هم اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. وقتی اختلاف بین دو یا چند کارمند یا بین کارمند و مدیر به‌وجود بیاید، مدیر منابع انسانی حق دخالت و ارائه‌ی راه حل را خواهد داشت.
مدیر منابع انسانی باید بدون پیش‌داوری به صحبت‌های هر دو طرف گوش بدهد و قبل از هرگونه قضاوتی تحقیق کند. همچنین نباید به هیچ عنوان تبعیض قائل شود و در عین حال برای حل اختلاف باید اقدام قاطعانه و درستی انجام دهد تا این قبیل موارد دیگر تکرار نشود.
ارتباط با کارمندان
بخش منابع انسانی با انسان‌ها سروکار دارد و بنابراین افرادی که در این بخش کار می‌کنند باید مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی بالایی داشته باشند. مدیری که تمام روز روی صندلیِ دفترش می‌نشیند، نمی‌تواند ارتباط خوبی با کارمندان برقرار کند و در نتیجه نخواهد توانست مدیر منابع انسانی خوبی باشد. کارمندان باید به‌قدری با مدیر منابع انسانی راحت باشند که بتوانند به‌راحتی مشکلات‌شان را با او در میان بگذارند. تیم منابع انسانی باید به‌شدت فعال باشد و همه کارمندانش را بشناسد. سرپرست این تیم باید اعتماد و اطمینان کارمندان را جلب کند و علاوه بر داشتن تخصص کافی، مدافع حقوق کارمندان هم باشد.
پاداش‌ها و تشویق‌ها
ارائه‌ی پاداش به کارمندان انگیزه‌ی آنها را زیاد می‌کند و موجب می‌شود کار خود را به امید دریافت پاداش، بهتر انجام دهند. بنابراین با استفاده از این موضوع می‌توان یک فضای رقابتی سالم بین کارمندان، جهت دستیابی به اهداف شرکت ایجاد کرد. لزومی ندارد پاداش همیشه مادی باشد. بلکه می‌تواند حتی در حد یک تشکر صادقانه در برابر بقیه همکاران باشد.
گرچه، با روند رو به رشد جهانی شدن، دیگر چیزهایی مثل سبد غذایی، ارتقای رتبه و جوایز، قدیمی شده‌اند. شما به عنوان یک مدیر منابع انسانی باید به‌صورت بهینه به کارمندان پاداش دهید و از روش‌های جدیدتری برای این کار استفاده کنید؛ مثلا منعطف‌تر کردن ساعات کاری، دادن مرخصی، تعطیلات طولانی و مواردی از این دست. ثابت شده است که این نوع پاداش‌ها نه تنها مورد استقبال کارمندان قرار می‌گیرند بلکه علاوه بر آن باعث جذب نیروهای بااستعداد جدید به شرکت هم خواهند شد.
دانش حقوقی
این مورد ممکن است جزئی و ناچیز به‌نظر برسد، در حالی‌که یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر منابع انسانی است. یک مدیر منابع انسانی باید همیشه از قانون پیروی کند. در نوشتن سیاست‌های جدید یا تنظیم قراردادها، بخش منابع انسانی برای تضمین رشد مداوم سازمان، باید همیشه قانون را در نظر داشته باشد. هنگام نوشتن سیاست‌های جدید، مدیر منابع انسانی باید همیشه از لحاظ قانونی آن را بررسی کند و مواظب باشد تا سیاست‌های شرکت با قوانین کار، قوانین مالیاتی، ساعات کار مجاز و حداقل دستمزد، هماهنگی کامل داشته باشد.
سازمان‌دهی
مدیر منابع انسانی مسئول سازمان‌دهی تمام کارهای شرکت از جمله خوشامدگویی به کارمندان جدید است و باید با در نظر گرفتن سیاست‌ها و قوانین شرکت، اعضای جدید را هدایت کند.
اعضای بخش منابع انسانی باید کارمند جدید را به بخش مناسب معرفی کنند و برای او یک مربی و آموزش‌دهنده تدارک ببینند. همچنین باید لیستی از انتظارات، قوانین و مسئولیت‌های کاری را هم به او ارائه کنند. آنها مسئول سازمان‌دهی و حفظ داده‌های کارمندان هم هستند.
مدیریت
مهم‌ترین وظیفه‌ی مدیر منابع انسانی، مدیریت است. همین ویژگی فرق مدیر خوب و مدیر بد را مشخص می‌کند و شامل مدیریت کارمندان، کارفرماها و کل سازمان منابع انسانی است.
نقش مدیر منابع انسانی، مدیریت، ایجاد، اجرا و نظارت بر سیاست‌ها و مقرراتی است که برای همه‌ی کارمندان اجباری محسوب می‌شود. یک قسمت بزرگ این مدیریت شامل نظارت بر حضور و غیاب کارمندان است. به این منظور باید زمان‌های ورود و خروج و همچنین اضافه‌کاری‌ها و کسرکارها به‌دقت مدیریت و بررسی شوند. بخش منابع انسانی هم باید توسط مدیر آن به‌خوبی مدیریت شود. اگر بخش منابع انسانی خودش دچار هرج‌ومرج باشد، نمی‌تواند بخش‌های دیگر را مدیریت کند.
مدیریت حقوق و دستمزد
بعد از تمام مواردی که گفته شد، حالا نوبت به مهم‌ترین جنبه‌ی مدیریت می‌رسد، یعنی مدیریت حقوق و دستمزد. این قسمت شامل مواردی مانند محاسبه‌ی بهینه‌ی درآمدها، مدیریت دستمزدها، بازپرداخت‌ها و آماده‌سازی فرم دستمزدها می‌شود.
مدیر منابع انسانی باید شفاف‌سازی کند و بتواند هر زمان که ضرورت ایجاد کرد اطلاعات لازم را در اختیار کارمندان قرار دهد. او باید علاوه بر محاسبه‌ی دقیق حقوق‌ها به زمان پرداخت آنها هم توجه داشته باشد. همچنین باید هنگام خروج کارمند از شرکت (به هر دلیلی) متوجه تسویه حساب‌های لازم باشد.
حرف آخر
طبق بررسی‌ها و تحقیقات، ۸۰٪ دارایی‌های هر شرکت و سازمانی، نیروی انسانی آن است؛ و این عدد مهم‌ترین دلیل برای تقویت بخش مدیریت منابع انسانی شرکت محسوب می‌شود. برای ساختن یک تیم حرفه‌ای، علاوه بر استخدام افراد حرفه‌ای، باید آنها را به‌صورت حرفه‌ای اداره کرد. عملکرد ضعیف مدیریت بخش منابع انسانی، آینده و اهداف شرکت را به خطر خواهد انداخت. به‌طور خلاصه، نقش مدیر منابع انسانی، حفظ قانون در شرکت و در بین کارمندان است که همین امر موجب جذب و حفظ استعدادهای برتر می‌شود.
برگرفته از: sumhr.com