۷ روش مؤثر برای افزایش همکاری تیمی
برای سازمان‌ها، افزایش و یا حفظ همکاری تیمی در هر بخش از محل کار، به چالشی روزافزون تبدیل شده است. چالشی که عبارت است از شناخت بهتر اعضای تیم نسبت به یکدیگر، پیشرفت اعضا در‌کنار یکدیگر در راه دستیابی به موفقیت، و افزایش روابط درون بخش‌ها و میان کارمندان مختلف.
این چالش‌ها با گسترش محدوده دفاتر در مکان‌ها، شعبه‌ها، زبان‌ها و فرهنگ‌های مختلف، بیشتر هم می‌شوند. این موضوع ناشی از سیر تکاملی پیشرفت تکنولوژی است، که در اثر آن تیم‌های توسعه یافته دیگر لزومی به همکاری نمی‌بینند، و در نتیجه همکاری تیمی کمرنگ می‌شود.
این مقاله نشان می‌دهد که علیرغم همه این چالش‌ها، می‌توان همکاری تیمی را در محل کار حفظ کرد و حتی افزایش داد.
کنار هم جمع شدن، شروع است. کنار هم ماندن، پیشرفت است. کنار هم کار کردن، موفقیت است. – هنری فورد
۱. بازی‌های تیم‌سازی
بازی یکی از بهترین و جالب‌ترین روش‌ها برای ایجاد روابط جدید یا بهبود روابط قدیمی است. می‌توان این کار را به سادگی با انجام یک بازی محبوب تیمی همانند بسکتبال، فوتبال، گلف و یا حتی یک ورزش آبی صورت داد. همچنین فعالیت‌های ساده تیم‌سازی می‌توانند بسیار سازنده باشند، مانند یک بازی حل مسئله، و نمونه‌ای دیگر که به این ترتیب است:
یک مربی انتخاب کنید تا با بلوک‌های ساختمانی یک مجسمه بسازد، و آن را در فاصله‌ای مناسب از گروه پنهان کند. بقیه افراد گروه می‌توانند به تیم‌های ۳ یا ۴ نفره تقسیم شوند. به همه تیم‌ها تجهیزات مشابه داده می‌شود تا سعی کنند مجسمه‌ای که مربی ساخته بود را بازسازی کنند. سپس مربی محل مجسمه را در فاصله یکسان از همه تیم‌ها تنظیم می‌کند. یک عضو از هر تیم می‌تواند برود و به مدت ۲۰ ثانیه به مجسمه نگاه کند و با به خاطر سپردن آن نزد تیمش برگردد.
وقتی این اعضا تا ۳۰ ثانیه بعد به تیم خود بازگشتند، باید به دیگر اعضای تیم آموزش بدهند که چگونه مجسمه را بسازند. بعد از گذشت ۵ دقیقه تلاش برای بازسازی مجسمه، یک عضو دیگر از هر تیم می‌تواند نگاهی به مجسمه مربی بیاندازد و سپس به تیم خود بازگردد. بازی با همین الگو ادامه می‌یابد تا وقتی که یکی از تیم‌ها موفق شود مجسمهٔ مربی را بازسازی کند.
این بازی به کارمندان‌تان می‌آموزد چگونه به قضاوت یکدیگر اعتماد کنند، مهارت‌های حل مسئله به‌صورت گروهی را تمرین کنند، ارتباط موثر برقرار کنند و مهم‌تر از همه این‌که تعارفات را کنار بگذارند.
۲. ایجاد تعلق خاطر
نداشتن هدف، مشکلی است که بیشترین تاثیر را در ار دست دادن کارکنان دارد. اغلب کارمندان، شرکت‌ها و موسساتی را که تصویر مشخصی از اهدافشان و چگونگی دستیابی به آن‌ها ارائه نکرده‌اند، ترک می‌کنند.
از بین بردن نگرش مخفی‌کاری اطلاعات در شرکت، باعث می‌شود کارمندان پیشنهادات و بازخورد‌های ارزشمندی ارائه کنند، که موجب بهتر شدن فرایند‌های شرکت می‌شود. این موضوع به همکاری تیمی کمک می‌کند، و اگر نکات پیشنهادی مورد توجه قرار بگیرند یا اجرا بشوند، کارمند احساس می‌کند به اهداف شرکت تعلق خاطر دارد و بخشی از آن است.
تیم خود را به انجام جلسات طوفان فکری تشویق کنید و از آن‌ها بخواهید ایده‌هایی درباره موثر کردن فرایند‌ها و نحوه اجرای آن‌ها ارائه کنند.
استعداد موجب بردن بازی‌ها می‌شود، اما کار تیمی و هوش باعث بردن عناوین قهرمانی می‌گردد. – مایکل جردن
۳. استفاده از ابزارهای روابط تیمی
جهت افزایش همکاری تیمی، بهترین راهکار استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت تیم است. این سیستم‌ها به شما اجازه ذخیره‌سازی، اشتراک گذاری و آموزش از طریق فایل‌ها و اسناد مختلف را می‌دهد. این نرم افزارها بستری فراهم می‌کنند تا بخش‌ها و کارمندان مختلف از همه مناطق با یکدیگر گفت‌و‌گو و همکاری داشته باشند، که در غیر این صورت امکان پذیر نبود.
در سازمان‌هایی با بیش از ۱۰۰ کارمند، افراد از مهارت‌ها، فرهنگ و شخصیت برخی از کارمندان دیگر با‌خبر هستند. اما حال به واسطه این سیستم ارتباط و تعامل، می‌توانند به مکالمات روزمره دربارهٔ وظایف داخلی، فعالیت‌های گروهی، تغییر در سیاست‌ها، چالش‌های هر پروژه، نظرات، سوال‌ها و پاسخ‌ها بپردازند.
۴. بهبود ارتباطات کارمندان
بهبود ارتباطات کارمندان داخلی مسئله‌ای نیست که سازمان‌ها برایش زمان یا بودجه‌ای اختصاص دهند. با این حال، یکی از مهم‌ترین زمینه‌های موفقیت یا شکست هر سازمان محسوب می‌شود. ممکن است شما تعدادی از مستعد‌ترین افراد دنیا را در اختیار داشته باشید، اما بدون داشتن انسجام تیمی، حفظ یک فرهنگ هماهنگ و فعال امکان پذیر نخواهد بود.
- به اشتراک بگذارید: سازمان‌ها باید از کارکنان بخواهند تا اطلاعات، چالش‌ها، بازخورد‌ها و تقریبا همه مسائلی که منجر به شفاف سازی بیشتر اشخاص و فرایند‌ها می‌شود را به اشتراک بگذارند. اشتراک گذاری باید توسط دیگران در محل کار مورد ستایش و حمایت قرار بگیرد.
- الگو باشید: روسا و مدیران سازمان‌ها باید خود الگو باشند. اگر از کامندان‌تان می‌خواهید با یکدیگر در ارتباط باشند، ابتدا باید تصمیم گیرندگان سازمان آن را به اجرا بگذارند، که این عمل به شکل بازخورد و تعاملات نفر به نفر (۱:۱) صورت می‌گیرد.
- از ابزاری برای تعامل استفاده کنید: یکی از اصلی‌ترین فاکتور‌ها برای افزایش ارتباطات، استفاده از ابزاری سازمانی است که با قابلیت‌های پیام دهی فوری، گفتگوی آنلاین، مدیریت کار‌ها و پروژه‌ها، موجب تقویت ارتباطات داخلی و ارتباط با مشتریان می‌شود. ابزارهای تعاملی علاوه بر صرفه جویی میلیونی در هزینه رفت و آمد‌های کاری و کاغذ بازی، موجب افزایش بهره وری کارکنان شده و همواره بخش‌های مختلف سازمان و تصمیم گیرندگان را همفکر نگه می‌دارد.
- از یک نرم‌افزار موبایلی برای تعامل استفاده کنید: بیشتر ابزار‌ها مانند تسکولو و اسلک، دارای نسخه موبایلی نیز هستند. اپ‌های موبایل به کارکنان کمک می‌کنند تا همواره بتوانند حتی در حین حرکت یا مشغله زیاد همچنان برای پروژه‌های مختلف، ماموریت‌ها، و نیاز‌های خدمات مشتریان از هر جایی که هستند، در تماس باشند.
۵. بهبود شرایط کاری
گزینه اشتغال در منزل، به کارکنان اجازه کار در محیطی آرامش بخش‌تر و بدون استرس را می‌دهد، همچنین اتلاف وقت‌های ناشی از رفت و آمد و ترافیک را از بین برده و پاسخگویی را بهبود می‌بخشد. اگر چه بیشتر مراکز کاری به کارکنان خود جهت تحویل کارشان در منزل اطمینان نمی‌کنند، اما از لحاظ آماری اثبات شده است کارکنانی که در خانه مشغول به کار هستند در مقایسه با کارمندان متداول ۶ تا ۹ ساعته ، شاد‌ترند و بهره‌وری بیشتری دارند.
مناسبت‌ها و فعالیت‌هایی که کل ابعاد یک شرکت را در بر می‌گیرد، نه تنها باعث از بین رفتن یکنواختی می‌شود، بلکه مشوقی برای کار گروهی و ایجاد همکاری نیز هست.
از همان روز اول اشخاص را به جای تهیه مطالب خسته کننده و انجام کاغذ بازی، مشغول به کار کنید. بگذارید کارشان را با اشتیاق و کنجکاوی آغاز کنند. با مسئول کردن شخصی به کارکنان کمک کنید تا با همکارانشان آشنا شوند. فضایی عالی برای اولین تجربه آن‌ها ایجاد کنید تا با فرهنگی مثبت آشنا شوند.
۶. ایجاد بستر اتکای متقابل و اعتماد
اتکای متقابل، لازمه‌ای برای ایجاد حس اجتماعی و همکاری در هر تیمی جهت رسیدن به موفقیت است. موفقیت را می‌توان توسط میزان تکمیل اهداف، و سود و زیان‌ها اندازه‌گیری کرد. اما برای دستیابی به آن، کار تیمی کارکنان، پیشرفت در اثر موفقیت یکدیگر و رقابت سالم، مواردی ضروری هستند. یک شخص یا یک بخش به تنهایی قادر نیست به موفقیتی در یک کار برسد. بدون وجود همکاری، ارتباط، و اعتماد، حتی سودآور‌ترین شرکت‌ها هم قادر به دستیابی به موفقیت طولانی مدت نخواهند بود.
اعضای تیم، بخش‌ها، و تصمیم گیرندگان، همگی باید با یکدیگر همفکر باشند تا بتوانند هدف مشترک واحد را درک نمایند. این‌که چرا آن هدف اهمیت دارد و چگونه با همدیگر به آن دست خواهند یافت. اعضای تیم باید بتوانند توضیح دهند که نقش آن‌ها در صورت موفقیت یا شکست چه اثراتی خواهد داشت. درک حمایت‌های متقابل یکدیگر، امری حیاتی برای موفقیت در دستیابی به آن هدف می باشد.
۷. تشویق افراد به معاشرت خارج از محیط کار
در اغلب مواقع عبارت «ترکیب کار با تفریح» ایده خوبی به‌نظر نمی‌آید، اما برای ایجاد یک ارتباط کاری خوب در محیط کار و افزایش همکاری تیمی، ترکیب کار با خوش‌گذرانی در خارج از محیط کار ایدهٔ بی‌نظیری است، که منجر به تقویت اتکای متقابل، همکاری تیمی و ارتباطات می‌شود.
مناسبتی تدارک ببینید، اعم از بازی در یک زمین ورزشی تا بازدید از یک پارک آبی و یا حتی رفتن به سینما. جایی که کل تیم بتوانند بیایند و در مورد همه مسائل غیر‌کاری صحبت کنند.
نهار: تعدادی از اعضای تیم را برای صرف نهار ترجیحا به یک خانه شخصی به جای رستوران دعوت کنید. این کار باعث می‌شود همکاران‌تان با شخص شما و محل زندگی‌تان آشنا شوند و همچنین احساس راحتی بسیار بیشتری بکنند.