مدیریت زمان: تکنیک اولویت‌بندی کارها
مدیریت زمان به معنای توانایی در مدیریت کردن زمانی است که ما به‌عنوان هر فردی در شبانه‌روز در اختیار داریم.
همه ما انسان‌ها در شبانه‌روز ۲۴ ساعت در اختیار داریم. برخی از ۲۴ ساعت بسیار عالی استفاده می‌کنند و برخی افراد این زمان را به‌آسانی از دست می‌دهند و مدام دچار کمبود وقت هستند. آن‌ها در طول شبانه‌روز به یکسری از کارهای مهم خود نمی‌رسند و بنابراین همیشه نگران هستند و به دنبال زمانی می‌گردند که بتوانند کارهای عقب‌افتاده خود را انجام دهند.
اگر تمایل دارید که زمان بیشتری در شبانه‌روز داشته باشید و یا به عبارتی زمان کافی برای کارهای مهم خود داشته باشید در مسیر درستی هستید. در این مقاله علت به تعویق افتادن کارهای مهم را بررسی می‌کنیم و با تکنیک اولویت‌بندی صحیح زمان خود را مدیریت کنید و زندگی بهتری داشته باشید.
مدیریت زمان چیست؟
در دوران دانشگاه دوستی داشتم که همیشه می‌گفت هر ترم که سرت شلوغ‌تر است و درس‌های بیشتری داری، همان ترم را با نمرات بهتر و باانگیزه بیشتری کار می‌کنی. هیچ‌وقت نگران کم‌آوردن زمان نشو. اگر بدانی چه چیزهایی برایت مهم هستند و بر روی آن‌ها متمرکز شوی، زمان که کم نمی‌آوری هیچ تازه از وقت و زمانت استفاده بهتری هم می‌کنی.
چه قدر با این حرف موافقید؟
احتمالاً تا اینجا با مدیریت زمان بیشتر آشنا شده‌اید. مدیریت زمان یعنی اینکه از زمانی که در اختیار داریم به‌گونه‌ای استفاده کنیم که به همه کارهایمان برسیم.
اگر دوست دارید که در مورد اهمیت مدیریت زمان بیشتر بدانید با من همراه باشید.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
یادم می‌آید زمانی که کار آموزش را شروع کرده بودم در مدیریت زمانم دچار مشکل شده بودم. هر جا می‌رفتم و هر کتابی می‌خواندم به دنبال پاسخ این سؤال بودم. چیکار کنم که در طول شبانه‌روز زمان بیشتری داشته باشم و بتوانم کارهای بیشتری انجام دهم. واقعیت این بود که من به دنبال زمان بیشتری برای رسیدن به زندگی دلخواه خود بودم و این موضوع ذهن من را کاملاً درگیر کرده بود.
مدیریت زمان برای من خیلی مهم بود و احتمالاً برای شما دوست عزیزی که در حال خواندن این مقاله هستید نیز همینطور است. ما کارهای متفاوتی در طول شبانه‌روز باید انجام دهیم و برای انجام آن به زمان نیاز داریم. وظایف کاری، وظایف خانوادگی، رسیدگی به فرزندان و اتفاقات خوانده و یا ناخوانده که در زندگی با آن روبه‌رو می‌شویم. برای مثال خراب شدن لباسشویی، شوفاژ و یا یخچال و هر چیزی که سروکله آن به‌صورت ناگهانی در زندگی ما پیش می‌آید.
ما کلی کار داریم و مجبوریم برای چنین اتفاق‌هایی نیز زمان بگذاریم. درنتیجه داشتن برنامه‌ای که به ما کمک کند تا از زمان خود بیشترین استفاده را کنیم امری مهم و ضروری است. همچین وقتی بتوانیم زمان خود را بهتر مدیریت کنیم تمرکز بالاتری در کارهای خود داریم و می توانیم ذهن خود را نیز مدیریت کنیم.
بی برنامگی و برنامه شلوغ و درهم باعث میشود که مدام فکرتان درگیر باشد، در انجام کارها تمرکز کافی نداشته باشید، نظم ذهنی نداشته باشید و دچار بیش از حد فکر کردن شوید.
جلسات کوچینگ به شما کمک می کند تا نظم ذهنی پیدا کنید
و در کارها تمرکز بهتری داشته باشید.
یکی از اصول مدیریت زمان
شاید برای بسیاری از ما مدیریت زمان فقط یک کلمه لوکس باشد و پیش خود فکر کنیم که مگر زمان هم نیاز به مدیریت دارد؟ از صبح تا شب به‌اندازه‌ای زمان داریم که گاهی دوست داریم زمان زودتر بگذرد. من این ماجرا را زمانی که در یک شرکت بزرگ کار می‌کردم به‌خوبی تجربه کرده‌ام. گاهی افراد این‌قدر خسته بودند که حاضر بودند زمان با سرعتی دو برابر بگذرد و ساعت کاری تمام شود. بنابراین منظور من از مدیریت زمان این است که چه طوری بتوانید به کارهایی که می‌خواهید رسیدگی کنید بدون اینکه زمان کم بیاورید.
در آن زمان بود که فهمیدم که به‌جای منتظر گذر زمان بودن می‌توان به انجام کارهای موردعلاقه پرداخت. کارهایی که دوست دارید انجام دهید و در شبانه‌روز برای آن زمان کافی ندارید.
در آن موقع بود که اهمیت مدیریت زمان را متوجه شدم.
مهم نیست که در چه وضعیتی هستی. در خانه هستی، در محل کار هستی، در مترو و یا اتوبوس نشسته‌ای و یا در مسافرت هستی اگر کاری را دوست داری انجام دهی و یا کاری هست که انجام آن برای تو مهم هستند پس همین حالا آن را انجام بده. به نظر من این مهم‌ترین اصل مدیریت زمان است.
البته پیشنهاد نمی‌کنم که به‌جای کار کردن در محل کار زمانتان را به انجام کارهای شخصی‌تان اختصاص دهید اما منظورم این است که اگر وقت اضافی دارید و از آن زمان برای انجام کارهای غیر مهم و غیرضروری استفاده می‌کنی می‌توانی به‌جای آن کارهای مهم و موردعلاقه خود را انجام دهی.
همان‌طور که قبلاً گفتم مشکل اصلی ما کمبود زمان نیست بلکه مسئله این است که ما نمی‌دانیم چه‌کاری را باید انجام دهیم و نمی‌دانیم چه‌کاری امروز مهم‌ترین است. بنابراین به عقیده من یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان این است که کارهایی را که واقعاً برایمان مهم هستند پیداکرده و انجام دهیم درواقع باید بدانیم چه چیزی اولویت بالاتری در زندگی ما دارد.
او در این سخنرانی به مصاحبه‌اش با یک خانم پرکار اشاره می‌کند که اگر در ابتدای هفته از او بپرسند آیا در این هفته می‌توانید ۷ ساعت را به ورزش اختصاص دهید او جواب منفی می‌دهد. او به کمبود وقتش اشاره می‌کند درحالی‌که همین شخص در یک موقعیت بحرانی به‌راحتی ۷ ساعت از زمانش را صرف تعمیر آبگرمکن منزلش می‌کند.
زمان انتخاب ماست…
همان‌طور که در ویدئو بالا مشاهده کردید زمان انتخاب ماست و ازاین‌پس سعی کنید به‌جای گفتن وقت انجام دادن این کار را ندارم بگویید انجام این کار برای من اولویت ندارد.
مشکل ما کمبود زمان نیست بلکه ما نمی‌خواهیم کار موردنظر را انجام دهیم و یا علاقه‌ای به انجامش نداریم.
اگر واقعاً می‌دانید چه می‌خواهید و چه چیزی برایتان ارزشمندتان است می‌توانید زمان انجام آن را نیز داشته باشید تنها لازم است نسبت به اولویت‌های خود در زندگی دید بهتری پیدا کنید.
آیا دوست دارید زمان خود را صرف کارهای غیر مهم کنید و یا ترجیح می‌دهید کارهایی انجام دهید که سبب پیشرفت کار و زندگی شما شوند؟ انتخاب با شماست…
اولویت‌بندی یعنی چه؟
مراجعی داشتم که همیشه دچار کمبود وقت بود.همیشه با تأخیر در جلسات حاضر می‌شد و خودش از این موضوع ناراحت بود. وقتی از او می‌پرسیدم چه اتفاقی افتاده همیشه دلایل موجهی برای تأخیرش داشت.
یک روز زمانی که چهره‌ای ناراحت داشت وارد اتاق من شد و اولین نکته‌ای که گفت این بود: می‌خواهم زمانم را بهتر مدیریت کنم. دیگر نمی‌خواهم دیر به جلساتم برسم.
ما جلسه را شروع کردیم و چیزی از شروع جلسه نگذشته بود که او مشکل کارش را پیدا کرد. او همیشه زمان کم می‌آورد و این به دلیل این بود که نمی‌دانست چه‌کاری را در چه زمانی باید انجام دهد. به عبارتی او اولویت‌های زندگی کاری و شخصی‌اش را به‌درستی تعیین نکرده بود.
اگر در روز ۲۰ کار برای انجام دادن داشت آن کارها را بدون برنامه‌ریزی انجام می‌داد. یعنی هر زمان که کاری به یادش می‌آمد آن را دنبال می‌کرد و آخر شب متوجه می‌شد که کارهای مهم و ضروری او ناتمام باقی‌مانده است.
زمانی که او با مفهوم اولویت‌بندی آشنا شد تصمیم گرفت به کارهایش از ۱ تا ۱۰ نمره بدهد و در ابتدا کارهایی را انجام دهد که نمره بالاتری دارند نه هر کاری را!!!
اولویت‌بندی یعنی اینکه بدانید چه‌کاری را باید همین امروز انجام دهید و چه‌کاری را می‌توانید به روزهای بعد و یا به دیگران واگذار کنید.
اولویت‌بندی کردن کارها به شما این امکان را می‌دهد که از انجام کارهای غیر مهم و غیرضروری خودداری کنید.
چگونه اولویت‌بندی کنیم؟
- برای اینکه بدانید فردا چه‌کاری را باید انجام دهید یک لیست برای خود تهیه کنید.
- لیست کارهای خود را یادداشت کنید و سپس به هر کار از یک تا ده امتیاز بدهید.
- اولویت چه‌کاری بالاتر است و چه‌کاری نیاز هست که زودتر انجام شود.
- وقتی برنامه خود را مشخص کردید از خود بپرسید آیا انجام این کار واقعاً برای مهم است و یا اینکه باید نمره کمتری به آن بدهم.
- لیست خود را دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که نمره‌ها دقیق و مشخص است.
گاهی اوقات اتفاقات غیرمنتظره پیش می‌آید و برنامه شما را به هم می‌ریزد. بنابراین پیش‌بینی کردن چنین کارهایی در برنامه مفید خواهد بود. برای مثال تصور کنید بدون هماهنگی قبلی مهمانی سرزده به منزل شما می‌آید.
- اگر چنین اتفاقی رخ داد چه‌کارهایی را حتماً تا انتهای شب انجام خواهید داد و چه‌کاری را به روز بعد محول میکنید؟
- چه زمانی را به انجام آن کار مهم اختصاص می‌دهید و کارهای غیر مهم را چگونه مدیریت می کنید؟
- آیا کارهایتان آن‌قدر مهم هستند که تصمیم بگیرید هر طور شده قبل از خواب آن‌ها را کامل کنید؟
پاسخ دادن به سؤالات بالا درک بهتری از اولویت‌هایتان برای شما ایجاد می‌کند.
تکنیک بالا یکی از ساده‌ترین روش‌های اولویت‌بندی است. در مقاله بعدی در مورد ماتریس آیزنهاور صحبت می‌کنیم.
اینکه چگونه می‌توانیم با انجام کار درست در زمان درست به اهداف و خواسته‌های خود برسیم و با انجام ندادن کارهای غیرضروری و غیر مهم و یا واگذار کردن کارهای غیر مهم و ضروری به دیگران زمانمان را بهتر مدیریت کنیم و یک فرد حرفه‌ای در مدیریت زمان شویم.
افزایش تمرکز و کنترل ذهن یک مهارت است و تنها کافی است که آن را یاد بگیرید تا به راحتی حواس خود را متمرکز کنید و از ذهن خود بهترین استفاده را کنید.
در این دوره می آموزید که:
- تمرکز چیست و چگونه می توانید سیستم تمرکز خود را تقویت کنید.
- مشکل اصلی تمرکز شما چیست و چه چیزی برای شما موثر نخواهد بود.
- شناسایی عوامل مزاحم تمرکز شما و از بین بردن آن
- متمرکز کردن ذهن بر (مطالعه، درس،کار و یا هر آنچه خواهان آن هستید)
- افزایش عملکرد و بازدهی شما
- استفاده صحیح از انرژی مغز
- توانایی تمرکز در هر لحظه، هر مکان و هرکار